Het gezichtspunt dat ik daarbij hanteer is dat van de archivaris als zijnde verant
woordelijk voor archiefbescheiden die voor langdurige bewaring in aanmerking
komen.
Ontwikkelingen: wat gebeurt er?
Allereerst wat zijn nu de veranderingen die zich voordoen op het terrein van
archiefbeheer als gevolg van het gebruik van ICT. Het laat zich aanzien dat deze
niet alleen technologisch van aard zijn, maar ook organisatorisch en wettelijk.
Zoals reeds vermeld is de fysieke verschijning van een digitaal archiefstuk geheel
anders dan van een papieren document. Het archiefstuk in digitale vorm is uit
eengevallen in een aantal componenten, nl. (gecodeerde) gegevens in een
bestand, toepassingssoftware om de gegevens te verwerken en manipuleren,
hardware, een opslagmedium en documentatie over hoe een en ander gewerkt
heeft. Al deze elementen zijn noodzakelijk om een document voor mensen lees
baar en begrijpelijk op een beeldscherm te presenteren. Zonder al die elementen
is er geen document, ook al heeft men een computerbestand. Deze verandering
in de aard van archiefbescheiden is één van de redenen dat de bestaande regels
en procedures voor archiefbeheer die voortgekomen zijn uit een papieren wereld,
niet langer voldoende zijn.
Een andere ontwikkeling is de opkomst van communicatiefaciliteiten die
een effect hebben op organisatorische structuren. De samenhang tussen de ver
schillende stappen in de uitvoering van overheidsfuncties en taken kan er door
worden bevorderd, ook al zijn de verantwoordelijkheden voor die stappen over
verschillende organisaties verdeeld. Het leidt tot ketenmanagement. Als gevolg
daarvan overschrijden informatiestromen steeds meer bestaande organisatori
sche grenzen en worden gegevensbestanden steeds meer gedeeld. Het wordt daar
door moeilijker de herkomst en het gebruik van digitale archiefbescheiden vast
te stellen.
Door deze ontwikkeling verschuift de aandacht bovendien van de uitvoerende
organisatie of organisaties naar de uit te voeren overheidsfunctie.
Met het 'uiteenvallen' van het document of archiefstuk in verschillende elemen
ten ontstaat ook in zekere zin een scheiding tussen de archiefbescheiden en hun
contextgegevens.3 Voor beide wordt aparte applicatieprogrammatuur ontwik
keld.4 Documenten worden gemaakt met tekstverwerking en vaak beheerd in
documentmanagementsystemen, contextgegevens worden verzameld en beheerd
in bijvoorbeeld postregistratiesystemen en workflowmanagement systemen.
Het doel van deze laatste is om werkprocessen te besturen en efficiënter te laten
verlopen. Een voorwaarde daarvoor is dat er veel informatie over het werkproces,
de activiteiten, de procedures, de verantwoordelijke functionarissen en de taak
verdeling in aanwezig is. Workflow systemen zijn zoals gezegd, meestal verbonden
met documentmanagementsystemen. Wat o.a. ontbreekt in deze configuratie
zijn garanties met betrekking tot authenticiteit en betrouwbaarheid, omdat docu
menten bijvoorbeeld nog steeds kunnen worden gewijzigd en hergebruikt. Andere
tekortkomingen zijn het ontbreken van voorzieningen op het terrein van selectie
en bewaartermijnen en van duurzaamheid. Het belangrijkste is echter dat docu-
mentmanagement systemen geen functionaliteit bevatten om de vereiste meta
data op te slaan en te beheren.5
De overgang van een traditionele, papieren naar een digitale archivering en
archiefbeheer vindt niet op een systematische en geplande wijze plaats binnen
overheidsorganisaties. Dat heeft o.a. tot gevolg dat men veelal niet weet welke
archiefbescheiden er precies in papieren of digitale vorm zijn.6 Deze hybride situ
atie veroorzaakt chaos en bevordert de neiging om uit zekerheid toch maar op
papier te vertrouwen ook al zijn de archiefbescheiden in digitale vorm gecreëerd.
Het resultaat is dat twee informatiesystemen naast elkaar bestaan: één op papier
en één in digitale vorm. Er bestaat geen overkoepelende structuur voor beide.
Integendeel er bestaan zowel voor papieren als voor digitale archiefbescheiden
(vaak gezien als informatie) aparte beheersregimes. Voor het papier is er de DIV-
afdeling, voor digitale informatie is er de IT-afdeling. Het gevolg is dat documen
ten (of informatie) dubbel is opgeslagen of in het geheel niet.
Wij leven nu in een overgangsperiode die vereist dat allerlei zaken met betrekking
tot toegankelijkheid en authenticiteit van archiefbescheiden nog moeten worden
geregeld in het archiefbeheer. Zonder adequate archiveringssystemen ('record-
keeping systems') is het echter moeilijk om aan deze belangrijke eisen te voldoen.
Indien dit niet lukt, dreigen de bewaarbelangen, zoals het kunnen afleggen van
verantwoording en het kunnen uitvoeren van overheidsfuncties, in het gedrang
te komen. Dit kan uiteindelijk ernstige gevolgen voor de democratische principes
hebben.
Een complicerende factor is dat er voorlopig geen einde komt aan de veranderin
gen. Verandering lijkt de normale status in de IT te zijn. Archivarissen hebben in
feite te maken met een 'bewegend doel'. De situatie is daardoor complex en zelfs
enigszins chaotisch.
De ontwikkelingen samenvattend kan worden vastgesteld dat,
een archiefstuk niet langer een fysieke entiteit is, maar uiteengevallen is in
een aantal elementen, en dat het alleen nog door een logische band bij elkaar
gehouden wordt;
communicatietechnologie nieuwe organisatorische structuren creëert;
dit beïnvloedt de wijze waarop organisaties communiceren en overheidstaken
worden uitgevoerd en dit leidt weer tot andere eisen aan archiefvorming
en -beheer;
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
3 Een voorbeeld zijn ook e-mail berichten waar de kop (header) de nodige contextinformatie bevat,
maar waarbij deze gemakkelijk gescheiden kan worden van het bericht zelf (de inhoud).
4 Applicatieprogrammatuur is de software, waarmee de gebruiker feitelijk werkt en die soms speciaal is
ontwikkeld om een bepaalde taak uit te voeren.
5 Inmiddels worden pogingen ondernomen om in deze tekortkomingen te voorzien, door het formuleren
van eisen voor digitale archivering en meer specifiek voor programmatuur t.b.v. archiefbeheer (records
122
HANS HOFMAN HET INTELLECTUEEL BEHEER
management software). Het ministerie van Defensie in de VS heeft in dit kader voor zijn organisatie een
standaardvastgesteld (DoD 5015.2-STD RMA design criteria for electronic record management software appli
cations). Op dit moment voldoen zo'n acht verschillende pakketten er aan. De bekendste zijn het
Amerikaanse Foremost en het Australische Trim. Zie http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt. Een Nederlandse
vertaling van de DoD-standaard is verschenen in het losbladige handboek Archiefbeheer in de praktijk,
p. 5750- 1 e.v.
6 Zie o.a. T.K. Bikson en E.J. Frinking, Het heden onthouden 's-Gravenhage, 1993).
123