Het gezichtspunt dat ik daarbij hanteer is dat van de archivaris als zijnde verant woordelijk voor archiefbescheiden die voor langdurige bewaring in aanmerking komen. Ontwikkelingen: wat gebeurt er? Allereerst wat zijn nu de veranderingen die zich voordoen op het terrein van archiefbeheer als gevolg van het gebruik van ICT. Het laat zich aanzien dat deze niet alleen technologisch van aard zijn, maar ook organisatorisch en wettelijk. Zoals reeds vermeld is de fysieke verschijning van een digitaal archiefstuk geheel anders dan van een papieren document. Het archiefstuk in digitale vorm is uit eengevallen in een aantal componenten, nl. (gecodeerde) gegevens in een bestand, toepassingssoftware om de gegevens te verwerken en manipuleren, hardware, een opslagmedium en documentatie over hoe een en ander gewerkt heeft. Al deze elementen zijn noodzakelijk om een document voor mensen lees baar en begrijpelijk op een beeldscherm te presenteren. Zonder al die elementen is er geen document, ook al heeft men een computerbestand. Deze verandering in de aard van archiefbescheiden is één van de redenen dat de bestaande regels en procedures voor archiefbeheer die voortgekomen zijn uit een papieren wereld, niet langer voldoende zijn. Een andere ontwikkeling is de opkomst van communicatiefaciliteiten die een effect hebben op organisatorische structuren. De samenhang tussen de ver schillende stappen in de uitvoering van overheidsfuncties en taken kan er door worden bevorderd, ook al zijn de verantwoordelijkheden voor die stappen over verschillende organisaties verdeeld. Het leidt tot ketenmanagement. Als gevolg daarvan overschrijden informatiestromen steeds meer bestaande organisatori sche grenzen en worden gegevensbestanden steeds meer gedeeld. Het wordt daar door moeilijker de herkomst en het gebruik van digitale archiefbescheiden vast te stellen. Door deze ontwikkeling verschuift de aandacht bovendien van de uitvoerende organisatie of organisaties naar de uit te voeren overheidsfunctie. Met het 'uiteenvallen' van het document of archiefstuk in verschillende elemen ten ontstaat ook in zekere zin een scheiding tussen de archiefbescheiden en hun contextgegevens.3 Voor beide wordt aparte applicatieprogrammatuur ontwik keld.4 Documenten worden gemaakt met tekstverwerking en vaak beheerd in documentmanagementsystemen, contextgegevens worden verzameld en beheerd in bijvoorbeeld postregistratiesystemen en workflowmanagement systemen. Het doel van deze laatste is om werkprocessen te besturen en efficiënter te laten verlopen. Een voorwaarde daarvoor is dat er veel informatie over het werkproces, de activiteiten, de procedures, de verantwoordelijke functionarissen en de taak verdeling in aanwezig is. Workflow systemen zijn zoals gezegd, meestal verbonden met documentmanagementsystemen. Wat o.a. ontbreekt in deze configuratie zijn garanties met betrekking tot authenticiteit en betrouwbaarheid, omdat docu menten bijvoorbeeld nog steeds kunnen worden gewijzigd en hergebruikt. Andere tekortkomingen zijn het ontbreken van voorzieningen op het terrein van selectie en bewaartermijnen en van duurzaamheid. Het belangrijkste is echter dat docu- mentmanagement systemen geen functionaliteit bevatten om de vereiste meta data op te slaan en te beheren.5 De overgang van een traditionele, papieren naar een digitale archivering en archiefbeheer vindt niet op een systematische en geplande wijze plaats binnen overheidsorganisaties. Dat heeft o.a. tot gevolg dat men veelal niet weet welke archiefbescheiden er precies in papieren of digitale vorm zijn.6 Deze hybride situ atie veroorzaakt chaos en bevordert de neiging om uit zekerheid toch maar op papier te vertrouwen ook al zijn de archiefbescheiden in digitale vorm gecreëerd. Het resultaat is dat twee informatiesystemen naast elkaar bestaan: één op papier en één in digitale vorm. Er bestaat geen overkoepelende structuur voor beide. Integendeel er bestaan zowel voor papieren als voor digitale archiefbescheiden (vaak gezien als informatie) aparte beheersregimes. Voor het papier is er de DIV- afdeling, voor digitale informatie is er de IT-afdeling. Het gevolg is dat documen ten (of informatie) dubbel is opgeslagen of in het geheel niet. Wij leven nu in een overgangsperiode die vereist dat allerlei zaken met betrekking tot toegankelijkheid en authenticiteit van archiefbescheiden nog moeten worden geregeld in het archiefbeheer. Zonder adequate archiveringssystemen ('record- keeping systems') is het echter moeilijk om aan deze belangrijke eisen te voldoen. Indien dit niet lukt, dreigen de bewaarbelangen, zoals het kunnen afleggen van verantwoording en het kunnen uitvoeren van overheidsfuncties, in het gedrang te komen. Dit kan uiteindelijk ernstige gevolgen voor de democratische principes hebben. Een complicerende factor is dat er voorlopig geen einde komt aan de veranderin gen. Verandering lijkt de normale status in de IT te zijn. Archivarissen hebben in feite te maken met een 'bewegend doel'. De situatie is daardoor complex en zelfs enigszins chaotisch. De ontwikkelingen samenvattend kan worden vastgesteld dat, een archiefstuk niet langer een fysieke entiteit is, maar uiteengevallen is in een aantal elementen, en dat het alleen nog door een logische band bij elkaar gehouden wordt; communicatietechnologie nieuwe organisatorische structuren creëert; dit beïnvloedt de wijze waarop organisaties communiceren en overheidstaken worden uitgevoerd en dit leidt weer tot andere eisen aan archiefvorming en -beheer; DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER 3 Een voorbeeld zijn ook e-mail berichten waar de kop (header) de nodige contextinformatie bevat, maar waarbij deze gemakkelijk gescheiden kan worden van het bericht zelf (de inhoud). 4 Applicatieprogrammatuur is de software, waarmee de gebruiker feitelijk werkt en die soms speciaal is ontwikkeld om een bepaalde taak uit te voeren. 5 Inmiddels worden pogingen ondernomen om in deze tekortkomingen te voorzien, door het formuleren van eisen voor digitale archivering en meer specifiek voor programmatuur t.b.v. archiefbeheer (records 122 HANS HOFMAN HET INTELLECTUEEL BEHEER management software). Het ministerie van Defensie in de VS heeft in dit kader voor zijn organisatie een standaardvastgesteld (DoD 5015.2-STD RMA design criteria for electronic record management software appli cations). Op dit moment voldoen zo'n acht verschillende pakketten er aan. De bekendste zijn het Amerikaanse Foremost en het Australische Trim. Zie http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt. Een Nederlandse vertaling van de DoD-standaard is verschenen in het losbladige handboek Archiefbeheer in de praktijk, p. 5750- 1 e.v. 6 Zie o.a. T.K. Bikson en E.J. Frinking, Het heden onthouden 's-Gravenhage, 1993). 123

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 63