hardware en software. Op deze wijze komt een IT-platform tot stand. Een van
de kenmerken van dit stadium is dat de verschillende gegevensverzamelingen
binnen organisaties worden geïntegreerd, veelal vanuit een centrale data
dictionary;
transformatie: organisatiestructuren worden aangepast aan de mogelijk
heden van de IT. De bedrijfsprocessen worden als geheel op basis van de IT op
elkaar afgestemd, dwars door de gehele organisatie heen. In het stadium van
transformatie speelt het organisatiekundig bepaald instrument business
process redesign een belangrijke rol;
organisatieoverstijging: toepassingen van diverse organisaties worden aan
elkaar verbonden ter afhandeling van organisatieoverstijgende bedrijfsproces
sen. Het gaat om elektronische integratie van de operationele uitvoering bij
verschillende organisaties van een en hetzelfde bedrijfsproces. Op deze wijze
ontstaat een netwerk van organisaties betrokken bij dezelfde processen.
De IT schiep mogelijkheden om de efficiency van bedrijfsprocessen en organisa
tiestructuren te verhogen.5 De hoge kosten van nieuwe technologieën leidden tot
een overwicht van de technische aspecten en tot een rechtvaardigen van investe
ringen in IT gezien de efficiencywinsten die konden worden behaald.6 Vanaf het
begin van de jaren negentig kan een verschuiving in de interesse worden gecon
stateerd van technische aspecten naar organisatiegebonden aspecten. Dur heeft
deze verschuiving aangetoond door een aantal tijdschriften te analyseren op de
aan de orde komende onderwerpen.7 De interesse verschuift naar de effectiviteit
van een organisatie binnen de omgeving. IT wordt steeds meer gezien als een van
de middelen om daarin verbeteringen aan te brengen.
Binnen de bestuurlijke informatiekunde wordt de technologie niet meer alleen
beschouwd als ondersteuning van bestaande bedrijfsprocessen, maar met name
als een instrument om de strategische doeleinden van de organisatie te bevorde
ren.8 In plaats van de nadruk op een interne, administratieve en defensieve
houding hecht de informatiekunde steeds meer belang aan een extern gerichte,
strategische en offensieve instelling. IT wordt meer en meer beschouwd als een
mogelijkheid om nieuwe, effectievere organisatievormen in te voeren.'
De realisering van deze strategisch bepaalde ideeën gaat niet zo snel als verwacht.
Een van de factoren die een belangrijke remmende rol spelen zijn de eisen die
gesteld worden aan de kwaliteit van de gegevens, de daaruit samengestelde
archiefdocumenten, de kwaliteit van de verwerking en het beheer daarvan.
Continuïteit en historiciteit spelen in deze kwaliteitseisen een belangrijke rol.
Gegevens en daaruit samengestelde archiefdocumenten zijn noodzakelijk om de
continuïteit en de rechts- c.q. bewijspositie van een organisatie te waarborgen.
Om dit te realiseren zullen ook de gegevens en archiefdocumenten continuïteit
moeten vertonen, dus over langere perioden ongewijzigd beschikbaar moeten
zijn. Gegevens en documenten moeten derhalve historiciteit vertonen. In de tra
ditionele omgevingen waarin reële archiefdocumenten overheersten was dit van
zelfsprekend. De onder invloed van de IT tot stand gebrachte virtuele
archiefdocumenten vertonen deze eigenschap over het algemeen niet of nauwe
lijks. Het is met name op dit terrein dat de IT, alsmede alle daarmee samenhan
gende thema's als informatiebeleid en informatieplanning, tot nu toe hebben
gefaald.
Implementatie en gebruik van IT dragen ongetwijfeld bij aan de performance van
de bedrijfsprocessen in document-intensieve organisaties. Gerelateerd aan pres
tatiedoelstellingen is met name de doelmatigheid door IT verbeterd. De presta
tiedoelstelling rechtmatigheid is echter tot nu toe uit het oog verloren. Het feit
dat de IT er niet of nauwelijks in is geslaagd continuïteit en historiciteit van gege
vens en archiefdocumenten te waarborgen heeft dan ook het bereiken van de
doelstelling rechtmatigheid voor vele organisaties negatief beïnvloed. De princi
pes van het records management zouden hiervoor uitsluitsel kunnen bieden.
Logistiek
Samenhangend met de voortschrijding van de IT, maar ook los daarvan plaats
vindend, werd er binnen document-intensieve organisaties naar gestreefd de
doorloopsnelheid van de bedrijfsprocessen te vergroten door toepassing van
logistieke principes. Op die wijze zou sneller op de vragen van de klant kunnen
worden geantwoord, en zou derhalve het doel van een 'responsive organization'
dichterbij worden gebracht.
Monhemius en Durlinger omschreven logistiek als 'integrale besturing van
goederenstromen en de daaraan gekoppelde informatiestromen.10 Logistiek richt
zich met name op het verkorten en beheersen van levertijden en doorlooptijden,
op het vergroten van de flexibiliteit en het vergroten en beheersen van de
efficiency.11 De nadruk binnen de logistieke benadering van de bedrijfsprocessen
van document-intensieve organisaties ligt met name op maatregelen voor (pro-
ductie-)planning en -beheersing. Productiebeheersingsprincipes als materiaal
coördinatie (het beheersen van de tijdige beschikbaarheid van archiefdocumen
ten) en capaciteitscoördinatie (tijdige beschikbaarheid en inzet van medewerkers
en machines om klantorders af te handelen) bleken positieve invloed uit te
oefenen op de doorloopsnelheid van document-intensieve bedrijfsprocessen.
Toepassing van logistieke principes heeft qua doelmatigheid (volgens de litera
tuur) verbeteringen in de beheersing van het bedrijfsproces gerealiseerd; immers,
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
5 G.P. Huber, R.R. McDaniel Jr. "The decision-making paradigm of organizational design", Management
Science 32 (1986), pp. 572-589.
6 J.B. Kobielus, D.E. Sutherland, eds., Measuring business value of information technologies (Washington DC,
1988).
7 R.C.J. Dur, Business re-engineering in information intensive organizations (Delft, 1992).
110
GEERT-JAN VAN BUSSEL C.S. VERGETEN VOORWAARDEN
8 P.G.W. Keen, Shaping the future: business design through information technology (Boston, MA., 1991).
9 G.P. Huber, "A theory of the effects of advanced information technologies to design more effective organi
zations", Academy of Management Review 15 (1990), pp. 47-71.
10 W. Monhemius, P.P.J. Durlinger, red., Logistiek Management (Deventer, 1990), p. 17.
11 E.A.H. Platier Een logistieke kijk op bedrijfsprocessen. Concepten ten behoeve van business process redesign en
workflow management (Amersfoort, 1996).
Ill
