verdeeld, en wie welke bevoegdheden heeft. Voorts is er juridische, financiële,
politieke, bedrijfskundige en maatschappelijke kennis nodig om te weten hoe
verantwoordingsprocessen lopen, of wat de maatschappij zou willen weten,
en welke documenten nodig zijn om die vragen te beantwoorden. Ook techni
sche kennis is nodig, bijvoorbeeld over de houdbaarheid van gebruikte mate
rialen, of over gebruikte software. In bestaande systemen is zulke kennis
vastgelegd in handboeken, voorschriften, reglementen en natuurlijk in de
hoofden van mensen.
(e) Als laatste component noemen we de middelen, mensen en materialen.
Materialen zijn min of meer triviale zaken, zoals papier, dozen, omslagen,
ordners, tapes, diskettes, en dergelijke. Middelen zijn de dingen die het werk
doen, of helpen doen. Naast de mensen zijn dat apparaten, zoals computers,
maar ook kasten en kaartenbakken. Mensen zijn de dragers van de kennis, en
voor een belangrijk deel de uitvoerders van de activiteiten. We hanteren hier
een mechanistisch concept: de mens als onderdeel van het systeem. Het
ideale archiveringssysteem is objectief, en hoe meer daarvoor de menselijke
willekeur kan worden uitgeschakeld, hoe beter.
Het metadatasysteem
Aan de opsomming in de vorige paragraaf ontbreekt nog een belangrijke compo
nent van het archiveringssysteem: de metadata. Metadata zijn, letterlijk, data
over data, of: gegevens over gegevens. Binnen de context van een archiveringssys
teem zijn metadata gegevens over archiefdocumenten.21 Binnen een archive
ringssysteem vormen de metadata een subsysteem.
Er zijn drie soorten metadata: (1) gegevens over de context waarin de docu
menten zijn ontstaan en hun functie vervul(d)en, (2) (technische) gegevens
over de systemen waarmee de documenten zijn gemaakt, getransporteerd en/of
ontvangen en gelezen, en (3) gegevens die het archiveringssysteem zelf maakt en
gebruikt bij en ten behoeve van het beheer van de archiefdocumenten.22
Contextuele informatie betreft de bedrijfsprocessen waarin de documenten hun
functie vervulden, de organisatieonderdelen en personen die erbij betrokken
waren, alsmede de formele grondslagen of competenties volgens welke de activi
teiten plaatsvonden. Het archiveringssysteem legt contextinformatie vast, om de
authenticiteit van documenten, hun relevantie voor de organisatie en maat
schappij en hun bewaartermijn te kunnen bepalen en vooral om bij later gebruik
een juiste interpretatie van de documenten mogelijk te maken. Het gaat immers
om procesgebonden informatie -de contextgegevens leggen de binding met de
processen vast. Op basis van contextgegevens kan het archiveringssysteem een
classificatie maken en de documenten volgens die classificatie (logisch) rang
schikken. Een ideale classificatie is zo een afbeelding van de context van de docu
menten.23 Archivistisch beschrijven is vooral het vastleggen van de relevante
contextinformatie.24
Vooral voor het beheer van digitaal vervaardigde of ontvangen documenten zijn
gegevens over de oorspronkelijke hardware- en software-omgeving van belang
voor het archiveringssysteem. De informatie is onder meer noodzakelijk om
documenten in de oorspronkelijke vorm leesbaar te maken wanneer daarom
gevraagd wordt, en om de noodzakelijke conversies uit te kunnen voeren.25
Beheersgegevens, tenslotte, bestaan voor het ene deel uit gegevens die het archi
veringssysteem gebruikt om activiteiten uit te voeren (waaronder kennis en
regels), en voor het andere deel uit informatie die het systeem zelf vastlegt bij het
uitvoeren van activiteiten. Bijvoorbeeld, vernietiging vindt plaats op grond van
een vernietigingslijst; van de uitvoering van de vernietiging zelf houdt het
systeem gegevens bij (lijst van vernietigde stukken). Een ander voorbeeld is con
servering, waarbij het systeem gegevens vastlegt over uitgevoerde handelingen,
zoals verfilming of restauratie. Ook een archiveringssysteem heeft, net als tal
van andere systemen, een informatiesysteem nodig om te kunnen functioneren
en het moet in staat zijn verantwoording over zijn activiteiten af te leggen. Een
metadatasysteem is zelf weer te beschouwen als een informatiesysteem.26
Archiveringsprocessen
Het tweede deel van de definitie van een archiveringssysteem sprak van de archi-
veringsfunctie, dus wat het systeem doet, de processen. Na de voorgaande bere
deneerde opsomming van de componenten van het systeem, moet een concrete
beschrijving van de processen waaruit de archiveringsfunctie bestaat verder bij
dragen aan een beter begrip van het concept.
Een archiveringssysteem bestaat uit acht hoofdprocessen: (1) opnemen, (2)
opslaan, (3) ordenen, (4) beschrijven, (5) selecteren, (6) verwijderen, (7)
bewaren en (8) beschikbaarstellen.27
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
21 Er begint een rijke, zij het niet altijd eenduidige, archivistische literatuur over metadata te ontstaan.
Van groot belang in dit verband is het onderzoek naar functionele eisen voor digitale archiveringssystemen,
dat is uitgevoerd aan de University of Pittsburgh, geïnitieerd door David Bearman. Zie daarvoor ondermeer:
Alf Erlandson, Electronic Records Management. A literature review (Paris, 1997). Vooral tijdschriften als
Archivaria (Canada) en The American Archivist bevatten tal van artikelen over het onderwerp, waarover het
laatste woord zeker nog niet gezegd en geschreven is. Zie ook de hiervoor genoemde Guide for managing elec
tronic records from an archival perspective.
22 Hoewel sommige literatuur alleen de tweede categorie, de technische gegevens, metadata noemt, vatten we
in aansluiting op het internationale archivistische spraakgebruik alle drie de categorieën onder de noemer
metadata. Vooral het ICA Committee on electronic records maakt in zijn Guide dit onderscheid. Metadata
zou dan in feite alleen bij het beheer van digitale archiefbescheiden een rol spelen. Ook Digitaal Archiveren,
p. 17 doet dit.
23 Vergelijk paragraaf 16 van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. Luciana Duranti
legt een archiveringssysteem op een archival bond te bewerkstelligen. Archiefbescheiden ontlenen hun
92
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
authenticiteit deels aan die archival bond: L. Duranti, "The Archival Bond", Archives and Museum
Informaties 11/3-4 (1997): Proceedings from the working meeting on electronic records research, Pittsburgh, PA,
May 1997. Zie voor de oorsprong van het concept van de archival bond: G. Cencetti, Scritti archivistici
(Roma, 1970) (Fonti e Studi III).
24 David Wallace, "Managing the Present: Metadata as Archival Description", Archivaria 36 (spring 1995).
Zie ook het artikel van Adrian Cunningham, "Dynamic descriptions: Australian strategies for the intellec
tual control of records and recordkeeping systems" in dit jaarboek.
25 In feite geldt dit ook voor de papieren omgeving, met name voor conservering. Het concept van metadata is
echter pas met de ontwikkeling van theorie rond digitaal archief naar voren gebracht. In de informatica
bestaat het al langer. Er zijn zelfs standaards voor Dublin core).
2(> Digitaal Archiveren noemt wel kennis als component, maar niet de metadata. Deze worden overigens wel
besproken bij de behandeling van het proces Beschrijven.
22 Digitaal Archiveren, pp. 16-19. Inname heet daar vastlegging, een term die licht tot verwarring aanleiding
kan geven.
93
