Het archiveringssysteem (recordkeeping system)
Een archiveringssysteem (archiveringsfunctie) is een administratieve functie die
niet is betrokken bij de afhandeling van zaken (primaire proces), noch bij de
aanmaak van documenten (kanselarij). Het woord is de Nederlandse vertaling
van het Engelse recordkeeping system.15
De enige Nederlandse (voorlopige) definitie omschrijft een archiveringssys
teem als het geheel van procedures, methoden, kennis, middelen en documen
ten, waarmee een organisatie (of persoon) haar (of zijn) archiveringsfunctie
vorm geeft.16 De archiveringsfunctie heeft tot doel al die procesgebonden docu
menten van een organisatie beschikbaar te houden die de organisatie voor enige
activiteit nodig zou kunnen hebben, en zorg te dragen de daartoe noodzakelijke
kwaliteit van die documenten te behouden. Een archiveringssysteem dient dus
primair het bedrijfsvoering- en verantwoordingsbelang van een organisatie.17 Een
goed archiveringssysteem kijkt echter verder dan de grenzen van de organisatie
(of persoon) waarvan het deel uitmaakt en neemt ook maatschappelijke (cultu
rele) belangen in ogenschouw.
In overeenstemming met wat hiervoor is gezegd over systeemdenken, moeten we
een archiveringssysteem vooral zien als een concept, niet in de eerste plaats als
een concreet -al dan niet geautomatiseerd- systeem. Het is vooral een zo volledig
mogelijke beschrijving van activiteiten die een organisatie zou moeten ontplooi
en om het archief in orde te hebben met de mensen en middelen die daarvoor
beschikbaar zijn. Elke organisatie heeft er behoefte aan terug te grijpen op
eerdere beslissingen of feiten; elke organisatie moet haar documenten archiveren
en heeft dus een archiveringsfunctie -hoe onvolkomen ook die in werkelijkheid
moge zijn. In elke organisatie is tenminste in theorie een archiveringssysteem te
onderscheiden. Het nieuwe in het concept van archiveringsysteem zit vooral in
de systeembenadering en in het expliciet benoemen van de componenten waar
uit het bestaat. Daardoor ontstaat een model, een instrument, om tekortkomin
gen te constateren en noodzakelijke verbeteringen tot stand te brengen; anders
gezegd: een model om de kwaliteit of het gebrek aan kwaliteit te beschrijven.
De definitie van archiveringssysteem bevat twee belangrijke elementen. Het ene
zegt wat een archiveringssysteem doet, namelijk het vormgeven van de archive
ringsfunctie. Het andere element omschrijft waarmee de archiveringsfunctie
wordt vormgegeven: het geheel van documenten, procedures, methoden, kennis
en middelen. Het eerste element betreft de processen binnen het systeem,
de relaties; het tweede de componenten. De volgende paragrafen beschrijven de
componenten; een daarop volgende paragraaf neemt de processen onder de loep.
Componenten van het archiveringssysteem
De vorige paragraaf somde als componenten van het archiveringssysteem op:
(a) documenten, (b) procedures, (c) methoden, (d) kennis en (e) middelen.
Deze behoeven een nadere toelichting, die opnieuw ontleend is aan de brochure
Digitaal Archiveren.
(a) Documenten, de archiefbescheiden. Dat zijn dus die documenten die aan de
bedrijfsprocessen zijn gebonden, door creatie of gebruik.18 Ze vormen de kern
van het archiveringssysteem. Geordend en gedocumenteerd vormt het geheel
van archiefbescheiden een subsysteem van het archiveringssysteem, dat we
kunnen aanduiden als archiefsysteem.19 De elementen van het archiefsys
teem zijn archiefdocumenten; de relaties tussen de elementen bestaan uit
ordeningsrelaties (waardoor bijvoorbeeld archiefbestanddelen ontstaan) en
functionele relaties met de processen waarin de documenten een rol hebben
gespeeld. Wanneer elementen en relaties fysiek aanwezig zijn, zoals in een
papieren dossier, kunnen we spreken van een fysiek systeem. Veel archivisti-
sche systemen zijn evenwel niet tastbaar, maar logische systemen.
(b) Procedures zijn de beschrijvingen van de activiteiten die het archiveringssys
teem uitvoert of moet uitvoeren. De uitvoering zelf kan handmatig gebeuren,
maar ook geautomatiseerd. In het laatste geval spreken we van computer
programma's. Procedures binnen een archiveringssysteem zijn bijvoorbeeld
de wijze van registratie, procedures voor vernietiging, of voorschriften voor
raadpleging.
(c) Methoden zijn van een andere orde dan procedures. Methoden kunnen een
wetenschappelijke grondslag hebben. Voor het bepalen van de functionaliteit
van een archiveringssysteem gaat het dan vooral om archivistische metho
den, zoals beschrijven, klasseren, of selectie. Methoden kunnen echter ook
aan andere wetenschappen zijn ontleend, zoals de informatiewetenschap, de
sociologie of geschiedwetenschap.
(d) Om het archiveringssysteem naar behoren te kunnen laten functioneren is
kennis nodig.20 Het archiveringssysteem bevat in elk geval archivistische
kennis. De methoden zijn dan weer toepassing van die kennis. Maar er is
meer kennis nodig om het systeem goed te laten functioneren. Bijvoorbeeld
kennis over de omgeving van het systeem, zoals het beleidsterrein van de
organisatie, vigerende procedures enz. Kennis over de organisatie betreft haar
structuur, wat ze doet, waarom en voor wie, hoe verantwoordelijkheden zijn
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
15 Het begrip komt uit de Noord-Amerikaanse en Australische literatuur. Baanbrekend is in dit verband het
eerder vermelde artikel "Recordkeeping systems" van David Bearman. De brochure Digitaal archiveren geeft
als vertaling 'archiveringsfunctie' maar blijft verder de Engelse term gebruiken: P. Horsman, Digitaal
Archiveren. Het recordkeeping system als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden (Den Haag, 1998).
De rest van deze paragraaf is in hoge mate ontleend aan deze brochure.
16 Digitaal Archiveren, p. 10. In de oorspronkelijke tekst staat overigens: 'recordkeeping functie' in plaats van:
archiveringsfunctie. De definitie is preciezer dan die van het ICA Committee on Electronic Records:
"An information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control
the specific functions of creating, storing, and accessing records, to safeguard their authenticity and
reliability." Guide for managing electronic records from an archival perspective (Paris, 1997). Het voordeel van
de laatste definitie is dat deze het doel van het recordkeeping system expliciet vermeldt.
90
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
17 Zie voor belangen van archiefbescheiden Omslag in opslag. Terugkeer naar informatievoorziening
(Den Haag, 1991), pp. 34-37.
18 T.H.P.M. Thomassen, Een korte introductie in de archivistiek, elders in dit jaarboek.
19 Bearman, "Record-keeping Systems" lijkt recordkeeping system en record system onderling uitwisselbaar te
beschouwen. In elk geval maakt hij geen expliciet onderscheid tussen beide. Wij doen dat hier dus wel.
20 Zie voor het archiveringssysteem als kennisintensief (informatie) systeem: P. Horsman, "A knowledge-
based electronic record-keeping system", Proceedings of the DLM-Forum on electronic records, Brussels 18-20
December 1996 (Luxembourg, 1997), pp. 54-59. Idem, "A model for a recordkeeping system", Proceedings
European Expert's Meeting on Electronic Records, June 18, 1997 (The Hague, 1997), pp. 51-59.
91
