multidisciplinair. Het is een antwoord op de verzuchting van Boulding9: "One
wonders sometimes if science will not grind to stop in an assemblage of walled-
in hermits, each mumbling to himself words in a private language that only he
can understand." Systeemdenken zou dus kunnen bijdragen aan de noodzakelij
ke communicatie tussen archiefwetenschap enerzijds en informatiewetenschap,
sociologie, antropologie, geschiedwetenschap, organisatiekunde en andere rele
vante wetenschappen anderzijds.10
Informatiesystemen
Een informatiesysteem is het geheel van gegevens, programmatuur, procedures
en apparatuur dat in staat is gegevens te transformeren in informatie. Een infor
matiesysteem hoeft niet geautomatiseerd te zijn. De meeste systemen zijn zelfs
niet geautomatiseerd; mensen zijn in zulke systemen de belangrijkste proces
soren. Functioneel gezien produceert een informatiesysteem informatie; de
grondstoffen zijn gegevens. Er is een verschil tussen gegevens en informatie.
Gegevens hebben voor de waarnemer semantische betekenis; hij of zij begrijpt
wat er staat. Als gegevens voor de gebruiker pragmatische betekenis hebben, zijn
ze informatie geworden. Een ideaal informatiesysteem verschaft aan de gebruiker
dan ook alleen die gegevens die leiden tot een handeling, bijvoorbeeld een beslis
sing.11 Een personeel informatiesysteem, bijvoorbeeld, bevat gegevens over de
medewerkers van een organisatie. Die gegevens moeten informatie kunnen
leveren over pensionering, geschiktheid voor een bepaalde taak, of het recht op
een periodieke salarisverhoging.
Archivistisch systeemdenken
Een archief is als systeem te beschouwen.12 Er is een omgeving: context; er zijn
elementen of entiteiten, de archiefbescheiden, en er zijn relaties tussen de enti
teiten, de structuur. Binnen het archiefsysteem zijn er deelsystemen, bijvoorbeeld
archiefbestanddelen, zoals dossiers, of series. Een archief vervult een functie
voor de organisatie die het vormt, als gegevenssysteem maakt het onderdeel uit
van het informatiesysteem van die organisatie.13 Naast het archief omvat het
informatiesysteem andere gegevens systemen, zoals bibliotheek, databases, het
internet. Het archief neemt binnen de informatievoorziening wel een bijzondere
plaats in, vanwege de procesgebondenheid van de gegevens en de noodzakelijke
kwaliteit van de documenten als blijk van activiteiten.
Deelsystemen
Voordat we het archiveringssysteem nader beschouwen, verdienen enkele syste
men die de omgeving ervan bepalen de aandacht.
In de eerste plaats is dat de organisatie die het archief vormt en primair voor
eigen behoeften gebruikt. Een organisatie is een samenwerkingsverband van
mensen, die met behulp van ter beschikking staande middelen en grondstoffen
een tevoren bepaald doel nastreven. Een organisatie kan gezien worden als een
systeem, waarin mensen, hulpmiddelen en grondstoffen de elementen zijn, en
de bedrijfsprocessen de relaties.14 Het systeem onderhoudt relaties met zijn
omgeving door middel van zowel afname als levering van producten en diensten,
en door middel van besturingsrelaties. Binnen een organisatie kunnen drie deel
systemen onderscheiden worden: het transactiesysteem (het geheel van proces
sen en middelen dat de productie voor zijn rekening neemt), het besturend
orgaan (het geheel van besturingsprocessen) en het informatiesysteem, dat het
besturend orgaan niet alleen van informatie over de toestand van het transactie
systeem voorziet, maar ook van informatie over de omgeving. Het archiverings
systeem is daarvan een onderdeel.
De organisatie maakt, ontvangt en bewaart documenten voor haar bedrijfsvoe
ring, geheugen en het afleggen van verantwoording. Zeker organisaties waar het
documentaire proces dominant is, zoals in overheidsorganisaties, banken, verze
keringen en andere niet-productiebedrijven, besteden speciale aandacht aan de
wijze waarop documenten tot stand komen. Een beleidsambtenaar, bijvoorbeeld,
ontwerpt een notitie, maar de uiteindelijke opmaak en verzending komen voor
rekening van een specialistische afdeling, zoals een secretarie, of heel formeel:
een kanselarij. Met betrekking tot documenten zijn dus drie processen te onder
scheiden: het maken van het document, als direct gevolg van het primaire
proces; het vormgeven en verzenden van het document (secretarieel of kanselarij
proces); het archiveren van het document.
In grote organisaties zijn deze functies meestal gescheiden, in kleinere organisa
ties kan een en dezelfde persoon ze uitvoeren. Logisch gezien blijven het echter
drie afzonderlijke processen, ook al is dat in de organisatorische vormgeving niet
terug te zien.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
9 K.E. Boulding, "General Systems Theory-the Skeleton of Science", General Systems I (1956).
10 F.C.J.Ketelaar, Archivalisering en archivering (Alphen aan den Rijn, 1998).
11 Zie voor een uitvoerige uiteenzetting over data, gegevens en informatie: J.R. van Rees, "Theoretische aspec
ten van informatiesystemen", in: N.J.T.A. Kramer, Informatiesystemen (Deventer, 1981).
12 J. M. Jardim, "La concepción sistematica de archivos; marcos teóricos y la experiencia brasilena, Archivum
44 (1999) pp. 85-102.
13 Het begrip informatiesysteem vat ik zo zeer ruim op als een deelsysteem van de organisatie, als het geheel
van de informatievoorzieningscomponenten en -relaties van een organisatie. Meestal wordt in Nederland
daarvoor het begrip informatiearchitectuur gebruikt.
88
PETER HORSMAN ARCHIEFSYSTEMEN EN KWALITEIT
2. Het archiefsysteem nader bekeken
14 Een heldere uiteenzetting over de organisatie als systeem in: A.C.J.de Leeuw, Organisaties: management
analyse, ontwerp en verandering. Een systeemvisie (Assen, 1988).
89
