moesten waarborgen, beschermd waren tegen vernietiging en corruptie, maar
tegelijkertijd ook toegankelijk voor elke staatsburger. Vergelijkbaar was de oor
spronkelijke functie van de Franse Archives Nationales in de tijd der Revolutie.
Dezelfde zorg voor behoud van kwaliteit zien we in het Britse concept van
unbroken custody, zolang archiefdocumenten onder geautoriseerd beheer zijn, is
behoud van hun oorspronkelijke kwaliteit verzekerd. Dit concept ligt in wezen
ten grondslag aan het records continuum -het centrale thema van dit jaarboek.
Kwaliteitszorg van archivarissen heeft zich heel lang vooral gericht op de kwali
teit van de toegankelijkheid volgens de archivistische beginselen die de integriteit
van het archief moesten waarborgen. Dat was aanvankelijk hun grootste, zo niet
enige uitdaging. Er is evenwel door de scheiding van oud-archief en lopend
archief ook een scheiding der geesten opgetreden. Het records continuum is na de
Bataafs-Franse periode doorbroken. De eerste tekenen dat die breuk oplossingen
van nieuwe vraagstukken belemmerde, zijn waar te nemen bij de problematiek
rond de vernietiging, waar administratieve, juridische, politieke, maatschappelij
ke en historische argumenten op tafel moeten komen. De noodzaak tot verdere
integratie van archiefzorg komt wellicht nog duidelijker naar voren bij de digitali
sering van de administratie. Archivarissen, in de traditionele rol van hoeders van
het verleden, worden naar voren geroepen om mee te denken over eisen die orga
nisatie en maatschappij aan archiveringssystemen stellen. Van toeziend inspec
teur worden ze in de rol van medeverantwoordelijke voor de kwaliteit van de
archivering gedrongen. Kwaliteitzorg in het archief is niet langer te faseren langs
de verantwoordelijkheden van de levenscyclus dynamisch, semistatisch en sta
tisch) maar vergt een integrale benadering.
Vanuit dit standpunt moeten dan ook de vier artikelen van dit hoofdstuk
worden gelezen en begrepen.
Het eerste artikel van Horsman is in feite een eerste schets voor een integrale
archivistische kwaliteitsarchitectuur. Hij benadert het kwaliteitsconcept vanuit
de informatiewetenschap en legt de nadruk op de kwaliteit van de documenten
en van de archiveringssystemen. Het eerste stuk van het artikel geeft de noodza
kelijke uitleg van systeemdenken in archieven, waardoor een theoretisch model
voor een integraal archiveringssysteem ontstaat. De methode voor de analyse
van kwaliteitsattributen is een eerste stap in de ontwikkeling van archivistische
kwaliteitsystemen. Het artikel biedt een raamwerk voor het beter begrijpen van
de drie volgende bijdragen.
Aansluitend laten Van Bussel, Ector, Van der Pijl en Ribbers (de eerste twee archi
varis, de laatste twee bestuurlijke informatiekundige) zien welke toegevoegde
waarde een archiveringssysteem heeft voor een organisatie. Zij hanteren het
bekende begrip records management, als de bedrijfsfunctie die verantwoordelijk is
voor de inrichting en kwaliteit van de archivering in een organisatie. Die functie
staat onder druk en zal haar waarde moeten bewijzen ten opzichte van 'concurre
rende' functies als informatiemanagement. De auteurs benadrukken dat het
archiveringssysteem bijdraagt aan de verhoging van de kwaliteit van de organisa
tie als geheel, vooral door de verzekering van de rechtmatigheid. Betrouwbaar
beheerde archiefdocumenten kunnen aantonen dat een organisatie al dan niet
rechtmatig gehandeld heeft. De documenten geven blijk van activiteiten en
ondersteunen de organisatie in het afleggen van verantwoording en, zeker waar
het overheidsorganisaties betreft, ze maken effectieve maatschappelijke controle
mogelijk.
Hofman neemt het object van archivering, het archiefdocument, zelf onder de
loep. Zijn uitgangspunt is de verandering die plaatsvindt door de automatisering
van de administratie. Het document valt uit elkaar, beweert hij. Daarom moeten
archivarissen zich niet richten op het document als fysiek object, maar als
logisch object. Het handvat daarvoor is het bedrijfsproces dat de documenten
genereert en gebruikt. Dat betekent een verschuiving in oriëntatie, van object
naar proces, die vergelijkbaar is met de oriëntatie op archivering voor het behoud
van kwaliteit van de informatie. De context waarin de documenten zijn
gecreëerd en gebruikt definieert die documenten meer dan hun fysieke kenmer
ken. Hofman druk het heel sterk uit als hij zegt dat de documenten bestaan bij
gratie van de metadata -gegevens over het ontstaan, gebruik en beheer van de
documenten. Anders uitgedrukt: de kwaliteit van de documenten is verankerd in
hun metadata.
Het begrip metadata -letterlijk gegevens over gegevens- komt voor in vrijwel alle
tegenwoordige literatuur over archivering. De inhoud van het begrip is zeker nog
niet uitgekristalliseerd en de terminologie is evenmin stabiel. Dikwijls staat het
woord metadata voor alle gegevens over archiefdocumenten, zoals processen,
archiefvormende personen en instellingen, technologie waarmee de documenten
zijn gemaakt en getransporteerd, maar ook over hun beheer. Soms worden orga
nisatorische context, technische gegevens en beheersgegevens afzonderlijk van
termen voorzien. Van Bussel c.s. hanteren een onderscheid tussen procesgebon
den en proceseigen documenten. Tenminste in de Engelstalige literatuur lijkt een
tendens waarneembaar die onder metadata alle gegevens over archiefdocumen
ten vangt.
Hoewel de term nieuw is, bestaan metadata al vanaf het eerste archiefstuk. In de
archivistiek zijn de beschrijvingen de meest uitgesproken voorbeelden van meta
data. Cunningham laat zien hoe de verschillende soorten metadata al vanaf het
ontstaan van archiefdocumenten door het archiveringssysteem worden vastge
legd, of zouden moeten worden vastgelegd. Vanuit het concept van het records
continuum is het vastleggen en maken van metadata een activiteit die voortdu
rend plaats vindt. Doorredenerend zou het beschrijven van archieven, als activi
teit na overbrenging van het archief naar een archiefbewaarplaats, vrijwel
overbodig moeten zijn. Als het archiveringssysteem zijn werk goed doet, creëert
het alle noodzakelijke metadata.
De vier artikelen geven tezamen een overzicht van de invloeden op archiefvor
ming en archiefbeheer. Zonder te pretenderen een afgerond beeld van oplossin
gen te bieden, geven ze wel de richting van het denken weer.
Er zijn echter wel lacunes. Vanuit het kwaliteitsdenken zouden archiefselectie en
acquisitie in een nieuw perspectief geplaatst kunnen worden. Zoals in het Woord
vooraf in dit jaarboek is aangegeven, zal selectie in een later jaarboek aan bod
komen.
DE KWALITEIT VAN HET ARCHIEF EN HET ARCHIEFBEHEER
82
INLEIDING
83