The Difference Best Postponed?
Cultures and comparative archival science1
respect voor de interne structuur van het archief (het bestemmingsbeginsel)
Ten aanzien van de omgeving van het archief betekent dit het inzichtelijk houden
van de relatie tussen de procesgebonden informatie en de samenhangende werk
processen die die informatie hebben voortgebracht.
Toepassing van de archivistische methodologie:
inductief en deductief
De archivistische methode gaat er vanuit, dat vorm, structuur en context de
documenten waaruit het archief bestaat betekenis geven. Zij vormen het onmis
bare interpretatiekader van de in die documenten vastgelegde informatie. Hoe
vindt die interpretatie, die analyse van archieven in de praktijk plaats? Als we
archieven analyseren kunnen we zoals bij elk systeem kiezen uit twee benaderin
gen. We kunnen het archief benaderen vanuit de elementen waaruit het bestaat
en vanuit de functies die het vervult of heeft vervuld. De eerste benadering is de
klassieke. Een archief wordt opgevat als een geheel van fysieke objecten, van
archiefbescheiden; door een analytische beschrijving van die archiefbescheiden
probeert men zicht te krijgen op hun onderlinge relaties en daarmee op het hele
archief en de werkprocessen die dat archief hebben gegenereerd. Deze benadering
is nog steeds bruikbaar, vooral bij de analyse van reeds gevormd en niet al te
omvangrijk archief dat uit klassieke informatiedragers bestaat.
Tegenwoordig neemt men in de archiefwetenschap veelal de functionele en
de organisatorische context als uitgangspunt van de analyse. Daarbij analyseert
men eerst de missie, de taken en de activiteiten en brengt men de actoren met
hun bevoegdheden en de werkprocessen in kaart. Vervolgens doet men op basis
van dit model voorspellingen over de informatie die aan deze processen gebon
den zou moeten zijn. Tenslotte vergelijkt men het archief dat men daadwerkelijk
aantreft met het model. Deze functioneel-analytische benadering is breder dan
de klassieke beschrijvende en ook beter geschikt voor de analyse van dynamisch
of nog te vormen archief, van zeer omvangrijke bestanden en van digitaal
archief.
De tegenstelling tussen de klassieke beschrijvende methode en de moderne
functioneel-analytische methode loopt min of meer parallel met de tegenstelling
tussen een inductieve en een deductieve benadering, of, zo men wil, tussen een
bottom-up en een top-down benadering. Ook hier moet worden vastgesteld, dat
de top-down benadering de bottom-up benadering niet uitsluit, maar veronder
stelt. Onderzoek naar werkprocessen en hun samenhang kan leiden tot voorspel
lingen over archief dat moet zijn gevormd, maar het is de toets van de praktijk die
moet uitwijzen of die voorspelling juist is. Omgekeerd leidt een reconstructie van
de fysieke structuur van een archief tot voorspellingen over de inrichting van de
werkprocessen die het archief hebben gegenereerd, maar die voorspellingen
zullen op hun waarde moeten worden getoetst door een analyse van die werkpro
cessen zelf. Beide benaderingen moeten elkaar aanvullen: ook archivarissen zijn
geneigd niet verder te kijken dan hun neus lang is, ook archivarissen zijn geneigd
te zien wat ze hebben voorspeld.
Abstract
As Schellenberg wrote: foreign archival literature frequently is unintelligible
unless the conditions under which the public records have been created and
maintained are fully understood. These conditions, according to Ketelaar, are
not primarily technology-driven, but to a large extent socio-cultural. Differences
in archival systems have to be seen against the background of differences with
respect to power distance, individualism, uncertainty avoidance, and other
dimensions of culture. These have been studied by the Dutch anthropologist
Geert Hofstede. A clear understanding of what Hofstede calls 'the software of
the mind' is a prerequisite for any attempt to construct and test archival theories
and methodologies. Not only at an international level: in business process
reengineering as in information resources management a clear understanding of
the cultural biases, restrictions, and possibilities is essential.
The author advocates comparative archival science, which tries to explain or
at least to discuss why a particular archival system or strategy or methodology
works well in a particular social and cultural and economic environment, and
not well in others.
ARCHIEFWETENSCHAP
20
ERIC KETELAAR
1 Reprinted from Archivaria 44 (1997), pp. 142-148. Earlier and different versions of this paper were
presented at a conference 'Svenska friheten', celebrating the Swedish Freedom of the Press Act (Stockholm,
2 December 1996), at the 1997 annual conferences of the Association of Canadian Archivists (Ottawa,
6 June 1997) and the Society of American Archivists (Chicago, 28 August 1997), and at the Graduate
School of Library and Information Science of The University of Texas at Austin (7 July 1997).
21
