legacy system -
Verouderd, maar nog steeds in gebruik zijnd (geautomatiseerd) informatie
systeem, meestal niet ontwikkeld overeenkomstig standaards.
life cycle (of a record) - levensloop
De fasen die een archiefstuk doorloopt vanaf vorming tot aan overbrenging
of vernietiging. De levensloop kan bezien worden vanuit de dimensie van de
taakuitvoering (ontstaan, gebruik, verlies van administratief belang) en
vanuit de dimensie van het archiefbeheer (dynamisch beheer, semistatisch
beheer, vernietiging (beheer t.b.v. het administratief gebruik) c.q. permanen
te bewaring (beheer t.b.v. het gebruik door derden voor onderzoek).
Het levensloopconcept is -allereerst in de Australische archivistiek-
vervangen door het begrip records continuum, zie daar.
macroappraisal - macroselectie
Archiefselectie op het niveau van archieven, met het doel te bepalen welke
archieven voor opname in een archiefbewaarplaats in aanmerking komen. In
de regel wordt macroselectie gevolgd door selectie op het niveau van bestand
delen. Zie ook: acquisition strategy en documentation strategy.
maintenance - onderhoud
Het geheel van conserverende maatregelen en handelingen met betrekking
tot digitale archiefbescheiden (kopiëren, conversie, migratie).
metadata - metadata, metagegevens
Gegevens die gegevens in (geautomatiseerde) informatiesystemen
beschrijven.
non-current records - semistatische archiefbescheiden
Archiefbescheiden die niet langer nodig zijn voor de taakuitoefening van de
archiefvormer, maar nog wel door deze worden beheerd. Zie ook: semi-current
records. Het onderscheid is subtiel. Semi-current records worden nog wel eens
door de administratie gebruikt, non-current records niet meer. Indien overge
dragen naar een archiefbewaarplaats heten ze archives.
In Australië ook: inactive records.
outreach program - archiefeducatie
Educatieve activiteiten ontplooid om potentiële nieuwe bezoekers vertrouwd
te maken met archiefonderzoek. Soms ook ruimer: propaganda voor archie
ven.
primary value - oorspronkelijk belang
Het belang van archiefbescheiden voor de archiefvormende administratie
zelf, hetzij voor de besturing van bedrijfsprocessen, het afleggen van verant
woording of vanwege de kennis die ze bevatten. Primary value kan evidential
en informational value omvatten. Zie ook: secondary value.
principle of provenance - bestemmingsbeginsel
Er worden verschillende interpretaties aan het principle of provenance gegeven.
Het meest nabij komt wat nu het bestemmingsbeginsel heet: "het beginsel
dat een archiefstuk onderdeel behoort te worden en te blijven van het archief,
waarvoor het naar zijn aard bestemd is en waarheen het in een voorkomend
geval moet worden teruggebracht." (Lexicon 10). De term principle of prove
nance zelf lijkt beter vertaald te kunnen worden met herkomstbeginsel, maar
dan eventueel zonder de expliciete toevoeging dat het stuk teruggebracht
moet worden op zijn oorspronkelijke plaats binnen het archief (Lexicon 10,
toelichting; NAT 84). In de regel wordt in de Engelstalige literatuur deze extra
dimensie uitgedrukt met de term respect for original order, in de tegenwoordi
ge Nederlandse terminologie: structuurbeginsel (Lexicon 9).
private manuscripts - particuliere archiefbescheiden
Zie: manuscripts.
provenance - archiefvormer
De persoon of organisatie die in de uitvoering van taken het archief heeft
gevormd en gebruikt. De definitie sluit de mogelijkheid in dat een bepaald
archief (blok) is gevormd door meer dan een archiefvormer. Sommige archief
diensten verstaan onder provenance in de eerste plaats de overbrengende
instantie. Er kan dan verwarring ontstaan bij de interpretatie van het
principle of provenance wanneer die organisatie niet de oorspronkelijke
archiefvormer is, maar bijvoorbeeld een rechtsopvolger. Zie ook: records
creator. In de terminologie van manuscript curators (beheerders van manu
scripten en particuliere archieven) is provenance de bron waarvan de docu
menten zijn verworven.
Zie ook: functional provenance.
record - (1) archiefstuk; (2) record
(1) "Archiefbescheiden (archiefstukken) zijn al die bescheiden die ongeacht
hun vorm naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling,
persoon of groep van personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit
hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/haar taken."
(Lexicon 1).
(2) In geautomatiseerde gegevensverwerking is een record een aantal onder
ling gerelateerde gegevenselementen die samen een eenheid vormen.
record group -
Een geheel van archiefstukken die functioneel bij elkaar horen en afkomstig
zijn van een zelfde organisatie; de record group is vastgesteld op basis van her
komst, met speciale aandacht voor de administratieve geschiedenis, de com
plexiteit en hoeveelheid stukken van de betrokken organisatie.
Er is geen volledig Nederlands equivalent voor de term; archiefblok komt het
meest nabij. Record groups worden vooral gevormd voor beheersdoeleinden; ze
zijn vaak zeer groot, bijvoorbeeld het archief van een heel ministerie. Het
begrip is een 'uitvinding' van Theodore Schellenberg voor de National
Archives in Washington. Het heeft binnen Noord-Amerika navolging gevon
den. In Australië is het afgewezen. Canada vervangt het begrip door fonds.
BIJLAGE
238
PETER HORSMAN ENGELSTALIGE ARCHIEFTERMEN
239
