archives - (1) archiefbescheiden (archiefstukken); (2) archiefbewaarplaats;
(3) archiefdienst
(1) "Al die bescheiden die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn
om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze heeft
ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling
van zijn/haar taken." (Lexicon 1). In sommige tradities zijn archives alleen de
voor permanente bewaring in aanmerking komende bescheiden en vaak zelfs
alleen als ze al in een daartoe bestemde bewaarplaats berusten.
Zie hiervoor onder archival quality en archival value.
(2) Gebouw of deel van een gebouw aangewezen om archiefbescheiden
in te bewaren.
(3) Organisatie met als taak archieven te beheren.
archive(s) administration - (1) archivistiek; (2) archiefbeheer
(1) De theoretische en praktische bestudering van beleid, procedures
en problemen met betrekking tot archivering en archiefbeheer;
(2) De leiding en het beheer van een archiefdienst.
archivist - archivaris
Een persoon die zich professioneel bezig houdt met het beheer van
archiefbescheiden, en/of met de leiding van een archiefdienst
Zie ook: recordkeeping professional.
authenticity - authenticiteit, echtheid
Kwaliteitsattribuut van een document, waarmee de mate van echtheid wordt
uitgedrukt. Een document is authentiek als het kan waar maken dat het is
wat het beweert te zijn.
authority control -
Gecontroleerd gebruik van beschrijvingstermen en trefwoorden, zowel voor
namen als voor onderwerpen.
authority file -
Een bestand van trefwoorden met hun betekenis, of van namen met eventu
ele omschrijving, als basis voor authority control.
authority record -
Een beschrijving in een authority file van een indexterm. Een authority record
bevat de formele vorm van het trefwoord, bepaalt kruisverwijzingen en ver
banden met andere beschrijvings- of indextermen.
capture -
Opnemen in het archief. Verzamelnaam voor activiteiten die een document
onder intellectueel en administratief beheer brengen, zoals registratie en
invoeging in een dossier of een serie.
classification scheme - archiefschema
context - context
De omgevingselementen die bepalen hoe het archief wordt gegenereerd,
gestructureerd en bevraagd.
continuing value -
Blijvende waarde (van archiefstukken). Australisch equivalent voor
archival value.
creation
Zie accumulation.
current records - dynamische archiefbescheiden
Archiefbescheiden die nog regelmatig voor de uitoefening van de taken
door de archiefvormer (of diens onmiddellijke rechtsopvolger) zelf worden
gebruikt, en daarom nog bij de administratie zelf worden bewaard.
In Australië: active records.
description - beschrijving (toegankelijk maken)
De samenstelling van toegangen (finding aids) ten behoeve van beheer en
gebruik. Het begrip wordt in het Engels ruimer geïnterpreteerd dan in het
Lexicon; het omvat alle activiteiten die leiden tot een toegang.
descriptive standards - beschrijvingsstandaards
Het geheel van algemeen aanvaarde regels en afspraken met betrekking tot de
wijze van beschrijven van archieven.
Onderscheiden worden data structure standards (gegevensstructuur, format),
data contents standards (wijze van beschrijven, conventies) en data value
standards (toegestane waarden en termen).
destruction - vernietiging
De feitelijke vernietiging van archiefbescheiden.
disposal -
Het verwijderen van archiefbestanddelen uit het (dynamisch of semistatisch)
archief van de archiefvormer, hetzij door ze te vernietigen of door ze over te
brengen naar een archiefbewaarplaats.
document - document
(1) De kleinste verzameling vastgelegde gegevens die zelfstandig als
informatie kan fungeren.
(2) Een enkelvoudig stuk.
document management system - documentmanagementsysteem
Het geheel van middelen om documenten te creëren, te distribueren, toegan
kelijk te maken en op te slaan.
BIJLAGE
234
PETER HORSMAN ENGELSTALIGE ARCHIEFTERMEN
235
