bedoeld dat de documenten in hun oorspronkelijke vorm en met de software
waarmee ze zijn gemaakt, worden bewaard. Vervolgens wordt voor elke nieuwe
generatie hardware een zgn. emulatieprogramma geschreven, waarmee op de
nieuwe hardware de oude hardware wordt gesimuleerd. Aldus werkt de oude soft
ware ook in de nieuwe omgeving en blijft de oorspronkelijke structuur en vorm
van een document bewaard.
Hoewel emulatie op zich geen onbekend verschijnsel is in de wereld van de IT
en veelbelovend lijkt met het oog op het behouden van de authenticiteit van digi
tale archiefbescheiden, moet deze optie zich nog bewijzen. Er worden nl. nogal
wat bezwaren tegen geopperd. Bijvoorbeeld het punt van de licentierechten van
de oorspronkelijke software, het bewaren van de complete oorspronkelijke soft
ware, terwijl niet alle functionaliteit nodig is, het probleem van het beschrijven
van de oude hardware om later emulatieprogramma's te kunnen bouwen, dat
het een dure oplossing is en veel werk kost enz.
Duidelijk is op dit moment, dat aan alle mogelijke oplossingen bezwaren
kleven en dat wellicht één oplossing niet voldoende of mogelijk is. Er zal geëxpe
rimenteerd en onderzoek gedaan moeten worden om daarin klaarheid te
brengen. Het probleem van het langdurig bewaren wordt overigens wel als argu
ment gebruikt om voorlopig veel op papier af te drukken. Dat kan zo lang de digi
tale documenten vooral tekst bevatten en niet samengesteld uit tekst, beeld,
grafische afbeeldingen en/of macro's of bijvoorbeeld hyperlinks bevatten.
Afdrukken op papier betekent dan verlies aan informatie.
Beschikbaar stellen: integratie
Hulpmiddelen bij het zoeken in archieven zijn tot nu toe gidsen, inventarissen,
indexen, plaatsingslijsten enz. Geleidelijk aan worden deze ook in digitale vorm
op internet beschikbaar gesteld, eventueel aangevuld met nieuwe informatie die
het zoeken vergemakkelijkt. Daarnaast ontstaan andere vormen van digitale toe
gangen. Dat kan variëren van zoeksystemen op persoonsnamen of op onderwerp
tot zoeksystemen gericht op specifieke bronnen. IT biedt voorts allerlei nieuwe
opties, die nog nauwelijks geëxploreerd zijn.
Het is al aangegeven, principieel anders is het allemaal nog niet. Daar wordt
voorzichtig aan gewerkt en mee geëxperimenteerd. Het besef is ontstaan dat de
vraag van de onderzoeker meer centraal moet staan, als men zoekmiddelen en
informatie beschikbaar stelt. Er wordt scherper onderscheid gemaakt tussen de
invoerkant en het zoekscherm dat de onderzoeker voor zich krijgt. Ze vragen
beide verschillende functionaliteit, omdat ze verschillende doelen dienen, ook al
betreffen ze dezelfde gegevensverzameling (van metadata).
Aan de kant van de onderzoeker leidt dit tot verschillende graden van integra
tie. Eerst op het niveau van gelijksoortige archieven binnen een archiefdienst,
dan van meerdere archiefdiensten en tenslotte per onderwerp met andere organi
saties die daarover informatie hebben. Niet de organisatie die iets beheert, is van
belang voor een onderzoeker, maar de informatie die hij of zij zoekt. Daarbij
moet wel in gedachten worden gehouden dat het hier in om informatie in de
vorm van archiefbescheiden gaat, niet informatie in het algemeen. Het voordeel
van IT is dat een zoekmechanisme (wellicht beter universum?) geboden kan
worden via internet, los van organisatorische structuren, dat de onderzoeker
leidt naar potentiële informatiebronnen, die hetzij ook digitaal worden aangebo
den hetzij fysiek ergens liggen. Zover is het nog niet, want de neiging bestaat nog
steeds vanuit de eigen identiteit als organisatie te denken en op basis daarvan
informatie aan te bieden. Het is ook het dilemma tussen het belang van de
onderzoeker en dat van de dienstverlenende organisatie. Bovendien speelt de
concurrentie ook een rol. Iedere dienstverlenende organisatie wil de onderzoeker
zo goed mogelijk van dienst zijn en toch zelf zichtbaar blijven als aanbieder, want
vaak hangt daar ook de financiering als dienst van af.
Binnen het archiefwezen is onder de noemer van bestuurlijke vernieuwing
een fusieproces ingezet om beter als (regionale) cultuurhistorische centra te
kunnen functioneren en sterker te staan in de strijd om het geld. Gebaseerd op
het bestaan van papieren archiefbescheiden zijn hier zeker voordelen te behalen,
niet alleen als dienst en beheerder ervan, maar ook vanuit het perspectief van de
onderzoeker. Met het oog op het aanbieden van digitale informatie en archiefbe
scheiden is dat minder duidelijk. Dan lijkt nauwe samenwerking, onderling en
met andere aanbieders van cultuurhistorische informatie, al voldoende.
Die samenwerking vindt ook steeds meer plaats, maar heeft zoals gezegd, een
wat ambivalent karakter.
Samenvatting
In het bovenstaande is veel aan de orde geweest. Het is bedoeld als een eerste
oriëntatie en laat veel vragen open. Veelal kunnen die ook op dit moment nog
niet beantwoord worden.
Wanneer we de ontwikkelingen van ICT proberen te overzien dan mag duide
lijk zijn, dat de consequenties ook voor het archiefwezen ingrijpend zullen zijn.
Hoewel een begrip als informatiemaatschappij een nogal vage betekenis heeft, is
dit wel het kader waarin de ontwikkelingen plaatsvinden.
De bekende fysieke wereld van papier, waarin tijd en plaats nog een belangrij
ke rol spelen, wordt vervangen door een virtuele en vluchtige wereld van digitale
enen en nullen, waarin tijd en plaats verdwenen lijken te zijn. Informatie lijkt
overal gelijktijdig beschikbaar. Naar wat dit precies betekent, kunnen we slechts
gissen. Wel dringt het besef door dat dit naast allerlei problemen ook nieuwe
kansen biedt.
Ondanks alle veranderingen het laatste decennium binnen het archiefwezen is
alles nog volop in beweging en staan we pas aan het begin. De echte veranderin
gen moeten nog komen. Verandering tot nu toe was vooral uiterlijk en infra
structureel, verandering die komt zal meer het werk zelf betreffen en de wijze
waarop we dat uitvoeren. Het zal ook steeds meer de mens en zijn denkwijze
beïnvloeden. Dat zal ook tot meer creativiteit en gebruik maken van kansen
leiden.
De archiefwereld is nog zoekende, en zij niet alleen, naar antwoorden hoe in
te spelen op de nieuwe uitdaging. Welke positie kan of wellicht moet men
innemen? Om dat goed te kunnen bepalen zal ze zich terdege van haar eigen
identiteit bewust moeten zijn. Daar ziet men op dit moment nog zwalkende
bewegingen. Op grond van goed inzicht in die eigen identiteit en positie kan men
beter en bewuster beslissingen nemen en is men in staat boven de werkelijkheid
van alledag uit te stijgen. De paradigmawisseling die nodig is, vraagt een dergelij
ke houding. De neiging bestaat nu nog sterk van bestaande werkzaamheden en
verdeling van rollen uit te gaan. Dat belemmert de mogelijkheden die er zijn.
DE PROFESSIE
222
HANS HOFMAN DE DIGITALE ARCHIVARIS
223