schifting worden gebruikt, in een wereld waarin documenten geen fysieke enti
teiten meer zijn, maar slechts vluchtige verschijningen, zal gezocht moeten
worden naar een selectie op logisch niveau. Dan zal er bij de ontwikkeling en
bouw van informatiesystemen rekening moeten worden gehouden met de eisen
aan waardevolle of belangrijke archiefbescheiden. Vooraf moet dus kunnen
worden ingeschat of er met behulp van het informatiesysteem dergelijke archief
stukken gemaakt en bewaard zullen worden.
De directe relatie tussen overheidsfuncties en -taken en de archiefbescheiden
die bij de uitvoering ervan worden gemaakt, levert daartoe een prima aankno
pingspunt. Door een beschrijving van die functies, taken of handelingen en een
daaropvolgende waardering ervan, waarbij ook de samenhang in het oog wordt
gehouden, kan reeds op voorhand een redelijk betrouwbare inschatting worden
gemaakt waar en wanneer cultuurhistorisch waardevolle archiefbescheiden
zullen worden geproduceerd. Nu moet natuurlijk wel in aanmerking worden
genomen dat de praktijk hardnekkiger en eigenwijzer is dan de leer en kan nooit
uitsluitend worden uitgegaan van een op wetten en voorschriften gebaseerde
beschrijving. Toepassing ervan in de praktijk zal ongetwijfeld tot afwijkingen of
aanpassingen leiden. De bureaucratie leeft zijn eigen leven. Bovendien is natuur
lijk nooit volledig te voorspellen en zeker niet bij alle overheidsfuncties welke
archiefbescheiden geproduceerd zullen worden. Dit gevoegd bij het feit dat over
heidsfuncties en taken ten gevolge van wetgeving in meer of mindere mate zullen
wijzigen, dan is duidelijk dat een soort monitor functie van wat er werkelijk
gebeurt, noodzakelijk is. Het is niet een eenmalig, maar continu proces. Dat
geldt trouwens ook voor het bijhouden van de institutionele informatie (metada
ta over de herkomst), want die is ook voortdurend aan verandering onderhevig
ten gevolge van veranderende wet- en regelgeving.
Het is de vraag of de criteria voor selectie zich wijzigen. Een onderwerp dat in dit
verband steeds terug komt is, dat digitale informatie weinig ruimte in beslag
neemt en dat daarom alles wel bewaard kan worden. Hierbij wordt over het
hoofd gezien dat dit beslag legt op computer capaciteit om nog maar niet te
spreken van het vraagstuk hoe men deze gigantische hoeveelheid informatie toe
gankelijk houdt.
Een toenemende hoeveelheid gegevens wordt in databases opgeslagen, die
meestal voortdurend bijgewerkt worden zonder de oude gegevens te bewaren. Dat
lijkt in het kader van selectie een apart vraagstuk te zijn. Moet men periodiek
snapshots nemen van de inhoud van een database of moeten bijvoorbeeld alle
wijzigingen bewaard worden, zodat te allen tijde de oude toestand is te reconstru
eren? Elk van beide opties heeft zijn bezwaren.
Zo roepen de nieuwe vormen van gegevensopslag en ook documenten, zoals bij
voorbeeld hypertext- of multimedia documenten, steeds nieuwe vragen op die
om een antwoord vragen.
Beschrijven: van statisch naar dynamisch
Een terrein dat ingrijpend zal veranderen, is toegankelijk maken of beschrijven.
Traditioneel houdt deze activiteit een vrij statische benadering in, die zich richt
op de overgedragen archiefstukken, hetzij in het semi-statisch hetzij in het sta
tisch archief (ofwel de archiefdienst). De beroemde Handleiding van Muller,
Feith en Fruin is daarop ruim honderd jaar geleden gebaseerd. Doel van beschrij-
ven is daarbij het toegankelijk maken, niet alleen in de zin dat archiefstukken
vindbaar zijn, maar ook begrijpelijk en interpreteerbaar. Voor dat laatste is
kennis van de herkomst (provenance) en van de samenhang tussen de stukken
(archival bond) nodig.
De komst van digitale archiefbescheiden maakt een andere beschrijvingswijze
noodzakelijk. Het vluchtige karakter van de archiefbescheiden vraagt om directe
aanpak, nl. direct bij vastlegging. Wachten tot na de overdracht kan niet meer,
met andere woorden. Het begint met het moment van vastlegging of het moment
van opname in het archiveringssysteem (in het Engels capture). Naast eisen van
toegankelijkheid en interpreteerbaarheid is er op het gebied van beschrijven een
extra dimensie bijgekomen, nl. het beschrijven van de authenticiteit. De oor
spronkelijke vorm, structuur, inhoud en context zijn immers niet langer meer
gefixeerd en moeten worden beschreven. Dat maakt beschrijven dynamisch en
incremented.7 Met dit laatste wordt bedoeld dat gedurende het bestaan van
archiefbescheiden, te beginnen met de creatie, en verder bij vastlegging (capture),
beheer en gebruik, een groeiend hoeveelheid gegevens wordt vastgelegd. Hoe kan
dit worden gedaan? Daarmee komen we op het terrein van de metadata.8 Dat
klinkt nieuw, maar is het niet. Immers ook de klassieke manier van beschrijven
kan worden beschouwd als een vorm van metadata. De term is nieuw in het
archiefvak, omdat die o.a. aansluit bij de IT-terminologie. Zij is bovendien vaag,
niet domeinspecifiek en voor velerlei uitleg vatbaar. Het is daarom noodzaak om
haar voor de archivistiek nader af te bakenen en te omschrijven.
Wereldwijd worden en zijn hiertoe pogingen ondernomen, zonder tot een tot nu
toe algemeen geaccepteerde en volledige standaard te zijn gekomen. Als belang
rijkste kunnen worden genoemd:
het Pittsburgh project met de metadata voor business acceptable communica
tions (BAC). Uitgangspunt in dit verband vormen de eisen die de functie of
taak en de maatschappij stellen aan archiefbescheiden, zodat zij een rol
kunnen spelen9
het project van de University of British Columbia (UBC-project) naar de
integriteit en authenticiteit van digitale archiefbescheiden. Leidend in dit
onderzoek zijn de inzichten van de diplomatiek op het punt van volledige,
betrouwbare en authentieke documenten. Dit vindt inmiddels zijn voortzet
ting in het internationale Inter Pares onderzoeksproject dat op 1 januari
1999 van start is gegaan. Hoewel nog steeds voortbouwend op de resultaten
van het eerste project, probeert dit project het onderwerp van authenticiteit
en metadata echter van uit meer invalshoeken te benaderen.10
de Dublin Core standaard. Deze geeft een beperkte set van metadata,
bestaande uit 15 elementen, die het zoeken en vinden van informatie
(zgn. 'information discovery') digitaal ofwel op internet mogelijk maakt.
DE PROFESSIE
218
HANS HOFMAN DE DIGITALE ARCHIVARIS
7 Adrian Cunningham hield hierover tijdens de 100-jarige herdenking van de Handleiding op 23 oktober
1998 een presentatie die elders in dit jaarboek is opgenomen: "'Dynamic descriptions: Australian strategies
for the intellectual control of records and recordkeeping systems".
8 Met de term metadata wordt hier niets anders bedoeld dat gegevens over gegevens. Het omvat dus geen spe
cifieke groep gegevens of metadata.
9 Voor meer informatie zie www.lis.pitt.edu/~nhprc/.
10 Informatie over het Inter Pares project is te vinden op www.interparesorg; informatie over het afgeronde
UBC-project op www.slais.ubc.ca/users/duranti/intro.htm.
219