schifting worden gebruikt, in een wereld waarin documenten geen fysieke enti teiten meer zijn, maar slechts vluchtige verschijningen, zal gezocht moeten worden naar een selectie op logisch niveau. Dan zal er bij de ontwikkeling en bouw van informatiesystemen rekening moeten worden gehouden met de eisen aan waardevolle of belangrijke archiefbescheiden. Vooraf moet dus kunnen worden ingeschat of er met behulp van het informatiesysteem dergelijke archief stukken gemaakt en bewaard zullen worden. De directe relatie tussen overheidsfuncties en -taken en de archiefbescheiden die bij de uitvoering ervan worden gemaakt, levert daartoe een prima aankno pingspunt. Door een beschrijving van die functies, taken of handelingen en een daaropvolgende waardering ervan, waarbij ook de samenhang in het oog wordt gehouden, kan reeds op voorhand een redelijk betrouwbare inschatting worden gemaakt waar en wanneer cultuurhistorisch waardevolle archiefbescheiden zullen worden geproduceerd. Nu moet natuurlijk wel in aanmerking worden genomen dat de praktijk hardnekkiger en eigenwijzer is dan de leer en kan nooit uitsluitend worden uitgegaan van een op wetten en voorschriften gebaseerde beschrijving. Toepassing ervan in de praktijk zal ongetwijfeld tot afwijkingen of aanpassingen leiden. De bureaucratie leeft zijn eigen leven. Bovendien is natuur lijk nooit volledig te voorspellen en zeker niet bij alle overheidsfuncties welke archiefbescheiden geproduceerd zullen worden. Dit gevoegd bij het feit dat over heidsfuncties en taken ten gevolge van wetgeving in meer of mindere mate zullen wijzigen, dan is duidelijk dat een soort monitor functie van wat er werkelijk gebeurt, noodzakelijk is. Het is niet een eenmalig, maar continu proces. Dat geldt trouwens ook voor het bijhouden van de institutionele informatie (metada ta over de herkomst), want die is ook voortdurend aan verandering onderhevig ten gevolge van veranderende wet- en regelgeving. Het is de vraag of de criteria voor selectie zich wijzigen. Een onderwerp dat in dit verband steeds terug komt is, dat digitale informatie weinig ruimte in beslag neemt en dat daarom alles wel bewaard kan worden. Hierbij wordt over het hoofd gezien dat dit beslag legt op computer capaciteit om nog maar niet te spreken van het vraagstuk hoe men deze gigantische hoeveelheid informatie toe gankelijk houdt. Een toenemende hoeveelheid gegevens wordt in databases opgeslagen, die meestal voortdurend bijgewerkt worden zonder de oude gegevens te bewaren. Dat lijkt in het kader van selectie een apart vraagstuk te zijn. Moet men periodiek snapshots nemen van de inhoud van een database of moeten bijvoorbeeld alle wijzigingen bewaard worden, zodat te allen tijde de oude toestand is te reconstru eren? Elk van beide opties heeft zijn bezwaren. Zo roepen de nieuwe vormen van gegevensopslag en ook documenten, zoals bij voorbeeld hypertext- of multimedia documenten, steeds nieuwe vragen op die om een antwoord vragen. Beschrijven: van statisch naar dynamisch Een terrein dat ingrijpend zal veranderen, is toegankelijk maken of beschrijven. Traditioneel houdt deze activiteit een vrij statische benadering in, die zich richt op de overgedragen archiefstukken, hetzij in het semi-statisch hetzij in het sta tisch archief (ofwel de archiefdienst). De beroemde Handleiding van Muller, Feith en Fruin is daarop ruim honderd jaar geleden gebaseerd. Doel van beschrij- ven is daarbij het toegankelijk maken, niet alleen in de zin dat archiefstukken vindbaar zijn, maar ook begrijpelijk en interpreteerbaar. Voor dat laatste is kennis van de herkomst (provenance) en van de samenhang tussen de stukken (archival bond) nodig. De komst van digitale archiefbescheiden maakt een andere beschrijvingswijze noodzakelijk. Het vluchtige karakter van de archiefbescheiden vraagt om directe aanpak, nl. direct bij vastlegging. Wachten tot na de overdracht kan niet meer, met andere woorden. Het begint met het moment van vastlegging of het moment van opname in het archiveringssysteem (in het Engels capture). Naast eisen van toegankelijkheid en interpreteerbaarheid is er op het gebied van beschrijven een extra dimensie bijgekomen, nl. het beschrijven van de authenticiteit. De oor spronkelijke vorm, structuur, inhoud en context zijn immers niet langer meer gefixeerd en moeten worden beschreven. Dat maakt beschrijven dynamisch en incremented.7 Met dit laatste wordt bedoeld dat gedurende het bestaan van archiefbescheiden, te beginnen met de creatie, en verder bij vastlegging (capture), beheer en gebruik, een groeiend hoeveelheid gegevens wordt vastgelegd. Hoe kan dit worden gedaan? Daarmee komen we op het terrein van de metadata.8 Dat klinkt nieuw, maar is het niet. Immers ook de klassieke manier van beschrijven kan worden beschouwd als een vorm van metadata. De term is nieuw in het archiefvak, omdat die o.a. aansluit bij de IT-terminologie. Zij is bovendien vaag, niet domeinspecifiek en voor velerlei uitleg vatbaar. Het is daarom noodzaak om haar voor de archivistiek nader af te bakenen en te omschrijven. Wereldwijd worden en zijn hiertoe pogingen ondernomen, zonder tot een tot nu toe algemeen geaccepteerde en volledige standaard te zijn gekomen. Als belang rijkste kunnen worden genoemd: het Pittsburgh project met de metadata voor business acceptable communica tions (BAC). Uitgangspunt in dit verband vormen de eisen die de functie of taak en de maatschappij stellen aan archiefbescheiden, zodat zij een rol kunnen spelen9 het project van de University of British Columbia (UBC-project) naar de integriteit en authenticiteit van digitale archiefbescheiden. Leidend in dit onderzoek zijn de inzichten van de diplomatiek op het punt van volledige, betrouwbare en authentieke documenten. Dit vindt inmiddels zijn voortzet ting in het internationale Inter Pares onderzoeksproject dat op 1 januari 1999 van start is gegaan. Hoewel nog steeds voortbouwend op de resultaten van het eerste project, probeert dit project het onderwerp van authenticiteit en metadata echter van uit meer invalshoeken te benaderen.10 de Dublin Core standaard. Deze geeft een beperkte set van metadata, bestaande uit 15 elementen, die het zoeken en vinden van informatie (zgn. 'information discovery') digitaal ofwel op internet mogelijk maakt. DE PROFESSIE 218 HANS HOFMAN DE DIGITALE ARCHIVARIS 7 Adrian Cunningham hield hierover tijdens de 100-jarige herdenking van de Handleiding op 23 oktober 1998 een presentatie die elders in dit jaarboek is opgenomen: "'Dynamic descriptions: Australian strategies for the intellectual control of records and recordkeeping systems". 8 Met de term metadata wordt hier niets anders bedoeld dat gegevens over gegevens. Het omvat dus geen spe cifieke groep gegevens of metadata. 9 Voor meer informatie zie www.lis.pitt.edu/~nhprc/. 10 Informatie over het Inter Pares project is te vinden op www.interparesorg; informatie over het afgeronde UBC-project op www.slais.ubc.ca/users/duranti/intro.htm. 219

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 111