wordt gevormd door de missie van de organisatie, de taken die de organisatie op zich heeft genomen om die missie te realiseren en de activiteiten die zij ter uit voering van die taken ontplooit. De organisatorische of procedurele context is de structuur van de organisatie, de interacties tussen de verschillende actoren en de inrichting van de werkprocessen die de manier bepalen waarop de activiteiten worden uitgevoerd. De administratieve context is de inrichting en organisatie van het archiveringssysteem. De fysieke of materiële context bestaat uit de locaties waar en de objecten waarin men de documenten heeft opgeborgen. Deze materiële context staat in de eerste plaats in dienst van een goede bewaring en een adequate bevraging, maar geeft bedoeld of onbedoeld ook de waarde, de betekenis van de desbetreffende documenten aan. Eigendomsbewijzen bewaart men in de kluis, giro-afschrijvin gen in een ordner, een doctorsbul in een mooie koker, een bewijs van bekwaam heid ingelijst aan de muur en recente liefdesbrieven in het nachtkastje. Het archief en zijn bestanddelen kunnen zonder gegevens over de context niet goed worden geïnterpreteerd. Gegevens over de functionele, organisatorische en administratieve en materiële context behoren dan ook opgenomen te zijn in het zelfde informatiesysteem waar ook de documenten deel van uitmaken. De documentaire informatievoorziening; registratuurstelsels De differentiatie in taken binnen een organisatie is op zich al aanleiding voor een spontane vormgeving en structurering van de informatie: een loonstrookje ziet er -ook zonder dat hierover formele afspraken zijn gemaakt- al gauw anders uit dan een offerte, en terwijl besluiten worden ingeschreven in een notulen boek, komen de stukken die een zelfde transactie betreffen meestal in een zelfde omslag terecht. Naarmate een organisatie formeler en complexer wordt, worden een onge controleerde informatiestroom en een spontane structurering van het archief in toenemende mate handicaps. Om archief zijn ondersteunende functies ten aanzien van de werkprocessen (als communicatiemiddel dus) zo goed mogelijk te laten vervullen, neemt men maatregelen om de documentenstroom te reguleren. Er worden criteria vastgesteld om te bepalen welke documenten als archiefdocu ment worden aangemerkt en welke niet: de ingekomen foldertjes en verjaardags kaarten worden in het bedrijf gescheiden van de brieven met bestellingen en de correspondentie met de accountant. Documenten die door de organisatie zelf worden opgemaakt krijgen een voorgeschreven vorm, die de functie en de authenticiteit ondubbelzinnig tot uitdrukking moeten brengen. Aan de stroom van de documenten door de organisatie wordt een vaste structuur gegeven om ervoor te zorgen, dat de documenten die door een bepaald werkproces worden gegenereerd aan dat werkproces gebonden worden en gebonden blijven, zodat ze gemakkelijk vindbaar en eenduidig interpreteerbaar blijven. Dat laatste is wellicht de moeilijkste opgave. In de praktijk wordt in verschil lende werkprocessen dezelfde informatie gebruikt, of wordt informatie die eenmaal is gegenereerd later voor een heel ander doel aangewend. Elke opzettelij ke structurering van het archief, elk vooraf bedacht ordeningssysteem is daar door noodzakelijkerwijs een versimpeling van de complexe werkelijkheid. Terwijl werkprocessen elkaar mogen overlappen, wordt aan een ordeningsplan van een archief meestal de eis gesteld dat ze eenduidig is. Bij organisaties van enige omvang kunnen de beschikbaarheid en de betrouw baarheid van archief alleen maar worden gegarandeerd door de aanstelling van een speciale medewerker of de inrichting van een gespecialiseerde afdeling voor documentaire informatievoorziening, die de administratieve standaards moet handhaven, het archief op orde moet houden en alle andere medewerkers snel de informatie moet verschaffen die zij voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarmee wordt in de organisatie een nieuw werkproces geformaliseerd: het werkproces van de documentaire informatievoorziening. Daarmee komt dan een eind aan de directe structurerende werking die van de andere werkprocessen uitgaat. De structuur van het archief of de directe toegang daarop is dan niet meer een directe afspiegeling van de in werkprocessen geconcretiseerde handelin gen van de organisatie, maar een administratieve vertaling daarvan. Die vert aling is in grotere organisaties noodzakelijk voor een goede stroomlijning van de informatievoorziening, maar leidt er ook wel eens toe, dat de logische structuur van het archief nog maar in geringe mate de structuur weerspiegelt van de werk processen die het moet ondersteunen, met alle schadelijke gevolgen voor de informatievoorziening van dien. De structuur van de informatie kan dan voor een groot deel bepaald gaan worden door algemene noties over informatiestruc turering die met de feitelijke werkprocessen soms niets of weinig meer van doen hebben. Bepaalde toepassingen van generale classificaties zoals de UDC en de code VNG kunnen als voorbeelden dienen. Degenen die met de structurering van archieven zijn belast, zullen in het alge meen geneigd zijn die structuur zo goed mogelijk te laten aansluiten op de werk processen binnen de organisatie. In de loop van de administratieve geschiedenis zijn er verscheidene systemen ontwikkeld voor de ordening van documenten, de zogenaamde ordening- of registratuurstelsels. Elk van die stelsels is toegesneden op een bepaald type organisatie en sluit aan bij een bepaalde bestuurspraktijk. Traditionele autocraten (middeleeuwse vorsten bijvoorbeeld) verrichten zelfstan dig bestuurs- en rechtshandelingen en geven ten bewijze daarvan oorkonden uit die in speciale registers worden opgetekend. Collegiale besturen van vertegen woordigende organen komen pas na onderhandelingen tot bestuurs- en rechts handelingen. Omdat zij zich voor die handelingen tegenover hun lastgevers moeten verantwoorden, maken zij niet alleen akten (de bewijsstukken voor die handelingen) op, maar leggen zij in resolutieboeken ook het bestuurlijke proces vast dat aan die handelingen is voorafgegaan. Zodra ambtenaren discretionaire bevoegdheden gedelegeerd krijgen (in de constitutionele ambtenarenstaat van de negentiende eeuw) moet ook het ambtelijke besluitvormingsproces worden gedo cumenteerd en worden er verbaalarchieven gevormd. De moderne bureaucra tieën -democratisch of totalitair- documenteren alle zaken: zij vormen grootschalige dossierarchieven. De keuze voor een bepaald registratuurstelsel wordt -behalve door de com plexiteit en de aard van de werkprocessen- ook bepaald door bijvoorbeeld de mate van veranderlijkheid van die werkprocessen, de schaalgrootte, de stand van de communicatietechnologie, de beschikbare kennis en de organisatiecultuur. Het dossierstelsel en de bijbehorende generale classificaties zijn het product van de moderne overheidsbureaucratie, maar ook van de veranderlijkheid van de informatiebehoefte, de grootschaligheid van de informatievoorziening en het kopieerapparaat. ARCHIEFWETENSCHAP 16 THEO THOMASSEN EEN KORTE INTRODUCTIE IN DE ARCHIVISTIEK 17

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 1999 | | pagina 10