wordt gevormd door de missie van de organisatie, de taken die de organisatie op
zich heeft genomen om die missie te realiseren en de activiteiten die zij ter uit
voering van die taken ontplooit. De organisatorische of procedurele context is
de structuur van de organisatie, de interacties tussen de verschillende actoren en
de inrichting van de werkprocessen die de manier bepalen waarop de activiteiten
worden uitgevoerd. De administratieve context is de inrichting en organisatie
van het archiveringssysteem.
De fysieke of materiële context bestaat uit de locaties waar en de objecten
waarin men de documenten heeft opgeborgen. Deze materiële context staat in de
eerste plaats in dienst van een goede bewaring en een adequate bevraging, maar
geeft bedoeld of onbedoeld ook de waarde, de betekenis van de desbetreffende
documenten aan. Eigendomsbewijzen bewaart men in de kluis, giro-afschrijvin
gen in een ordner, een doctorsbul in een mooie koker, een bewijs van bekwaam
heid ingelijst aan de muur en recente liefdesbrieven in het nachtkastje.
Het archief en zijn bestanddelen kunnen zonder gegevens over de context niet
goed worden geïnterpreteerd. Gegevens over de functionele, organisatorische en
administratieve en materiële context behoren dan ook opgenomen te zijn in het
zelfde informatiesysteem waar ook de documenten deel van uitmaken.
De documentaire informatievoorziening; registratuurstelsels
De differentiatie in taken binnen een organisatie is op zich al aanleiding voor
een spontane vormgeving en structurering van de informatie: een loonstrookje
ziet er -ook zonder dat hierover formele afspraken zijn gemaakt- al gauw anders
uit dan een offerte, en terwijl besluiten worden ingeschreven in een notulen
boek, komen de stukken die een zelfde transactie betreffen meestal in een zelfde
omslag terecht.
Naarmate een organisatie formeler en complexer wordt, worden een onge
controleerde informatiestroom en een spontane structurering van het archief in
toenemende mate handicaps. Om archief zijn ondersteunende functies ten
aanzien van de werkprocessen (als communicatiemiddel dus) zo goed mogelijk te
laten vervullen, neemt men maatregelen om de documentenstroom te reguleren.
Er worden criteria vastgesteld om te bepalen welke documenten als archiefdocu
ment worden aangemerkt en welke niet: de ingekomen foldertjes en verjaardags
kaarten worden in het bedrijf gescheiden van de brieven met bestellingen en de
correspondentie met de accountant. Documenten die door de organisatie zelf
worden opgemaakt krijgen een voorgeschreven vorm, die de functie en de
authenticiteit ondubbelzinnig tot uitdrukking moeten brengen. Aan de stroom
van de documenten door de organisatie wordt een vaste structuur gegeven om
ervoor te zorgen, dat de documenten die door een bepaald werkproces worden
gegenereerd aan dat werkproces gebonden worden en gebonden blijven, zodat ze
gemakkelijk vindbaar en eenduidig interpreteerbaar blijven.
Dat laatste is wellicht de moeilijkste opgave. In de praktijk wordt in verschil
lende werkprocessen dezelfde informatie gebruikt, of wordt informatie die
eenmaal is gegenereerd later voor een heel ander doel aangewend. Elke opzettelij
ke structurering van het archief, elk vooraf bedacht ordeningssysteem is daar
door noodzakelijkerwijs een versimpeling van de complexe werkelijkheid. Terwijl
werkprocessen elkaar mogen overlappen, wordt aan een ordeningsplan van een
archief meestal de eis gesteld dat ze eenduidig is.
Bij organisaties van enige omvang kunnen de beschikbaarheid en de betrouw
baarheid van archief alleen maar worden gegarandeerd door de aanstelling van
een speciale medewerker of de inrichting van een gespecialiseerde afdeling voor
documentaire informatievoorziening, die de administratieve standaards moet
handhaven, het archief op orde moet houden en alle andere medewerkers snel de
informatie moet verschaffen die zij voor de uitvoering van hun werk nodig
hebben. Daarmee wordt in de organisatie een nieuw werkproces geformaliseerd:
het werkproces van de documentaire informatievoorziening. Daarmee komt dan
een eind aan de directe structurerende werking die van de andere werkprocessen
uitgaat. De structuur van het archief of de directe toegang daarop is dan niet
meer een directe afspiegeling van de in werkprocessen geconcretiseerde handelin
gen van de organisatie, maar een administratieve vertaling daarvan. Die vert
aling is in grotere organisaties noodzakelijk voor een goede stroomlijning van de
informatievoorziening, maar leidt er ook wel eens toe, dat de logische structuur
van het archief nog maar in geringe mate de structuur weerspiegelt van de werk
processen die het moet ondersteunen, met alle schadelijke gevolgen voor de
informatievoorziening van dien. De structuur van de informatie kan dan voor
een groot deel bepaald gaan worden door algemene noties over informatiestruc
turering die met de feitelijke werkprocessen soms niets of weinig meer van doen
hebben. Bepaalde toepassingen van generale classificaties zoals de UDC en de
code VNG kunnen als voorbeelden dienen.
Degenen die met de structurering van archieven zijn belast, zullen in het alge
meen geneigd zijn die structuur zo goed mogelijk te laten aansluiten op de werk
processen binnen de organisatie. In de loop van de administratieve geschiedenis
zijn er verscheidene systemen ontwikkeld voor de ordening van documenten, de
zogenaamde ordening- of registratuurstelsels. Elk van die stelsels is toegesneden
op een bepaald type organisatie en sluit aan bij een bepaalde bestuurspraktijk.
Traditionele autocraten (middeleeuwse vorsten bijvoorbeeld) verrichten zelfstan
dig bestuurs- en rechtshandelingen en geven ten bewijze daarvan oorkonden uit
die in speciale registers worden opgetekend. Collegiale besturen van vertegen
woordigende organen komen pas na onderhandelingen tot bestuurs- en rechts
handelingen. Omdat zij zich voor die handelingen tegenover hun lastgevers
moeten verantwoorden, maken zij niet alleen akten (de bewijsstukken voor die
handelingen) op, maar leggen zij in resolutieboeken ook het bestuurlijke proces
vast dat aan die handelingen is voorafgegaan. Zodra ambtenaren discretionaire
bevoegdheden gedelegeerd krijgen (in de constitutionele ambtenarenstaat van de
negentiende eeuw) moet ook het ambtelijke besluitvormingsproces worden gedo
cumenteerd en worden er verbaalarchieven gevormd. De moderne bureaucra
tieën -democratisch of totalitair- documenteren alle zaken: zij vormen
grootschalige dossierarchieven.
De keuze voor een bepaald registratuurstelsel wordt -behalve door de com
plexiteit en de aard van de werkprocessen- ook bepaald door bijvoorbeeld de
mate van veranderlijkheid van die werkprocessen, de schaalgrootte, de stand van
de communicatietechnologie, de beschikbare kennis en de organisatiecultuur.
Het dossierstelsel en de bijbehorende generale classificaties zijn het product van
de moderne overheidsbureaucratie, maar ook van de veranderlijkheid van de
informatiebehoefte, de grootschaligheid van de informatievoorziening en het
kopieerapparaat.
ARCHIEFWETENSCHAP
16
THEO THOMASSEN EEN KORTE INTRODUCTIE IN DE ARCHIVISTIEK
17