voorzien van toelichtende beschrijvende informatie over de processen waarbinnen de
documenten gegenereerd zijn.
Gebruikers
Al is het archief gestructureerd volgens de werkprocessen waarin de documenten hun
functies vervullen of vervulden, die structurering hoeft niet altijd overeen te komen
met de wijze waarop een gebruiker denkt en het archief benadert. Gebruikersvragen
zijn vaak onvoorspelbaar. Zelfs al zou het theoretisch juist en praktisch mogelijk zijn
het archief te structureren naar de vraag, dan zou die structuur ten eerste snel verou
deren en ten tweede nooit aan alle gebruikers recht doen. De structuur die overeen
komt met de wijze waarop het archief tot stand is gekomen, is veel stabieler en doet
het best recht aan de specifieke functie van de archiefdocumenten.
Door middel van additionele beschrijvingen en toelichtingen kunnen gebruikers naar
de gewenste documenten geleid worden.
Kwaliteit
Alleen die personen mogen toegang hebben tot de documenten die daartoe bevoegd
zijn. Het archiveringsysteem beveiligt het archief tegen ongeoorloofd gebruik.
Gevraagde documenten moeten direct beschikbaar zijn. Wanneer een aanvrager een
dag moet wachten voordat hij of zij het gewenste heeft, hindert dat in de voortgang
van zijn of haar werk. Een archiveringsysteem met slechte prestaties wat beschikbaar
stellen betreft, veroorzaakt dat medewerkers het negeren, schaduwarchieven gaan
aanleggen, informatie elders zoeken, of onvoldoende gefundeerde beslissingen
nemen. Het archiveringsysteem legt het gebruik van archiefdocumenten vast in
metadata.
toegang en gebruik
97