derde groep wordt gevormd door personen die onderzoek willen doen, historici - al dan niet professioneel, journalisten en andere belangstellenden of rechtzoekenden. Wanneer het archief, of een deel daarvan, is afgesloten omdat het nut voor de dage lijkse administratie gering is geworden, danwel omdat de organisatie zelfs heeft opge houden te bestaan, dan zullen deze gebruikers wel direct de archiefdocumenten willen raadplegen. Archivarissen maken terwille van deze groep vaak additionele beschrijvin gen. Archiefdiensten (paragraaf 1.5) richten zich vooral op deze groep gebruikers. Methoden Wanneer de documenten nog op de bureaus van de medewerkers liggen, tijdens of kort na de behandeling van de zaak, dan hebben dezen vrij gemakkelijk beschikking over die documenten. Medewerkers op andere bureaus daarentegen weer niet, of moeizaam. Ze zullen mogelijk niet eens van het bestaan van de documenten op de hoogte zijn. Documenten in een centraal- of een afdelingsarchief moeten desgewenst worden opgevraagd. De beheerder zal ongaarne niet-archiefmedewerkers zelf docu menten of dossiers laten halen. De kans op zoekraken is daarvoor te groot. Eventuele uitlening wordt geregistreerd, zodat de verblijfplaats van het uitgeleende bekend is. Bedrijfskritische en/of vertrouwelijke documenten worden meestal helemaal niet uitgeleend, maar, voor zover ze al ter inzage gegeven mogen worden, ter plaatse geraadpleegd. Dat laatste is ook - vrijwel zonder uitzondering - het geval voor archiefdocumenten die naar een openbare archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Digitaal Digitale documenten hebben het voordeel dat ze op afstand kunnen worden geraad pleegd, via een computernetwerk. Bovendien kunnen twee of meer personen gelijktij dig één en hetzelfde document lezen, zelfs al bevinden ze zich op geheel verschillende plaatsen. Mede om de beschikbaarheid en raadpleegbaarheid van documenten te vergroten, gaan organisaties er soms toe over veelgevraagde, in oorsprong papieren documenten te digitaliseren door ze te scannen. Integratie Digitalisering bevordert integratie met andere geautomatiseerde (documentaire) informatiesystemen. Dat wil overigens niet zeggen dat het archief met andere docu mentverzamelingen wordt vermengd, maar dat de verschillende documentsystemen eenzelfde gebruikersinterface krijgen. Het archiveringsysteem beoordeelt een aanvraag en presenteert de gevraagde documenten in hun onderlinge samenhang, eventueel archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 98