derde groep wordt gevormd door personen die onderzoek willen doen, historici - al
dan niet professioneel, journalisten en andere belangstellenden of rechtzoekenden.
Wanneer het archief, of een deel daarvan, is afgesloten omdat het nut voor de dage
lijkse administratie gering is geworden, danwel omdat de organisatie zelfs heeft opge
houden te bestaan, dan zullen deze gebruikers wel direct de archiefdocumenten willen
raadplegen. Archivarissen maken terwille van deze groep vaak additionele beschrijvin
gen. Archiefdiensten (paragraaf 1.5) richten zich vooral op deze groep gebruikers.
Methoden
Wanneer de documenten nog op de bureaus van de medewerkers liggen, tijdens of
kort na de behandeling van de zaak, dan hebben dezen vrij gemakkelijk beschikking
over die documenten. Medewerkers op andere bureaus daarentegen weer niet, of
moeizaam. Ze zullen mogelijk niet eens van het bestaan van de documenten op de
hoogte zijn. Documenten in een centraal- of een afdelingsarchief moeten desgewenst
worden opgevraagd. De beheerder zal ongaarne niet-archiefmedewerkers zelf docu
menten of dossiers laten halen. De kans op zoekraken is daarvoor te groot. Eventuele
uitlening wordt geregistreerd, zodat de verblijfplaats van het uitgeleende bekend is.
Bedrijfskritische en/of vertrouwelijke documenten worden meestal helemaal niet
uitgeleend, maar, voor zover ze al ter inzage gegeven mogen worden, ter plaatse
geraadpleegd. Dat laatste is ook - vrijwel zonder uitzondering - het geval voor
archiefdocumenten die naar een openbare archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Digitaal
Digitale documenten hebben het voordeel dat ze op afstand kunnen worden geraad
pleegd, via een computernetwerk. Bovendien kunnen twee of meer personen gelijktij
dig één en hetzelfde document lezen, zelfs al bevinden ze zich op geheel verschillende
plaatsen. Mede om de beschikbaarheid en raadpleegbaarheid van documenten te
vergroten, gaan organisaties er soms toe over veelgevraagde, in oorsprong papieren
documenten te digitaliseren door ze te scannen.
Integratie
Digitalisering bevordert integratie met andere geautomatiseerde (documentaire)
informatiesystemen. Dat wil overigens niet zeggen dat het archief met andere docu
mentverzamelingen wordt vermengd, maar dat de verschillende documentsystemen
eenzelfde gebruikersinterface krijgen. Het archiveringsysteem beoordeelt een aanvraag
en presenteert de gevraagde documenten in hun onderlinge samenhang, eventueel
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding