Privacy
Niet elk document is zonder meer beschikbaar voor iedereen. Zeker aanvankelijk
zullen veel documenten min of meer vertrouwelijk zijn en alleen aan daartoe
geautoriseerden ter inzage kunnen worden gegeven. Een bijzondere plaats nemen
daarbij documenten met persoonsgegevens in. Bescherming van de persoonlijke
levenssfeer is een belangrijk grondrecht en het archiveringsysteem moet daarmee
rekening houden.
Zeker wanneer de documenten recent zijn, zal er altijd een zeker spanningsveld zijn
tussen beschikbaarheid voor algemeen gebruik en vertrouwelijkheid. Privaatrechtelijke
organisaties kunnen daarin veel terughoudender zijn dan de overheid. Voor het eerste
soort organisatie staat de bescherming van bedrijfsinformatie voorop. Voor de over
heid daarentegen geldt dat openbaarheid de grondslag is van de democratie.
Openbaarheid en wetgeving
Voor overheidsarchieven is de openbaarheid bij wet geregeld. Archiefdocumenten die nog bij
de administratie berusten zijn niet zonder meer openbaar. De Wet openbaarheid van bestuur
(Wob) regelt het recht van burgers op informatie over bestuurlijke aangelegenheden. Op het
uitgangspunt van openbaarheid bestaat een aantal uitzonderingen. Archieven die naar open
bare archiefbewaarplaatsen zijn overgebracht, zijn op grond van de Archiefwet 1995 in
beginsel openbaar. Uitzonderingen daarop zijn beperkt, bij overbrenging vastgelegd en aan
termijnen gebonden; deze wet heeft een ruimere openbaarheidswerking dan de Wob.
Over bescherming van de persoonlijke levenssfeer waakt het College Bescherming Persoons
gegevens (www.cbpweb.nl).
Belanghebbenden
De eerste groep belanghebbenden bij beschikbaarheid van archiefdocumenten zijn de
medewerkers van de organisatie zelf. Zij hebben de documenten nodig om hun werk te
kunnen doen, om beslissingen te nemen, kennis te verwerven, hun gelijk te bewijzen
of verantwoording mee af te leggen. Op hun behoeften is het archiveringsysteem in
eerste instantie ingericht. Een tweede groep belanghebbenden zijn personen die op
een of andere wijze controle over de organisatie uitoefenen, of haar ter verantwoor
ding willen roepen: accountants, belastinginspecteurs, aandeelhouders, politici, maat
schappelijke groeperingen en individuele burgers. Dezen zullen meestal niet zelf het
archief direct raadplegen, maar dat doen via medewerkers van de organisatie. Een
toegang en gebruik
95