Privacy Niet elk document is zonder meer beschikbaar voor iedereen. Zeker aanvankelijk zullen veel documenten min of meer vertrouwelijk zijn en alleen aan daartoe geautoriseerden ter inzage kunnen worden gegeven. Een bijzondere plaats nemen daarbij documenten met persoonsgegevens in. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer is een belangrijk grondrecht en het archiveringsysteem moet daarmee rekening houden. Zeker wanneer de documenten recent zijn, zal er altijd een zeker spanningsveld zijn tussen beschikbaarheid voor algemeen gebruik en vertrouwelijkheid. Privaatrechtelijke organisaties kunnen daarin veel terughoudender zijn dan de overheid. Voor het eerste soort organisatie staat de bescherming van bedrijfsinformatie voorop. Voor de over heid daarentegen geldt dat openbaarheid de grondslag is van de democratie. Openbaarheid en wetgeving Voor overheidsarchieven is de openbaarheid bij wet geregeld. Archiefdocumenten die nog bij de administratie berusten zijn niet zonder meer openbaar. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) regelt het recht van burgers op informatie over bestuurlijke aangelegenheden. Op het uitgangspunt van openbaarheid bestaat een aantal uitzonderingen. Archieven die naar open bare archiefbewaarplaatsen zijn overgebracht, zijn op grond van de Archiefwet 1995 in beginsel openbaar. Uitzonderingen daarop zijn beperkt, bij overbrenging vastgelegd en aan termijnen gebonden; deze wet heeft een ruimere openbaarheidswerking dan de Wob. Over bescherming van de persoonlijke levenssfeer waakt het College Bescherming Persoons gegevens (www.cbpweb.nl). Belanghebbenden De eerste groep belanghebbenden bij beschikbaarheid van archiefdocumenten zijn de medewerkers van de organisatie zelf. Zij hebben de documenten nodig om hun werk te kunnen doen, om beslissingen te nemen, kennis te verwerven, hun gelijk te bewijzen of verantwoording mee af te leggen. Op hun behoeften is het archiveringsysteem in eerste instantie ingericht. Een tweede groep belanghebbenden zijn personen die op een of andere wijze controle over de organisatie uitoefenen, of haar ter verantwoor ding willen roepen: accountants, belastinginspecteurs, aandeelhouders, politici, maat schappelijke groeperingen en individuele burgers. Dezen zullen meestal niet zelf het archief direct raadplegen, maar dat doen via medewerkers van de organisatie. Een toegang en gebruik 95

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 97