Toegangen
Om aan zijn doel te kunnen beantwoorden - anders gezegd om benutbaar te zijn - moet een
archief toegankelijk zijn, dat wil zeggen dat zowel de gebruiker als de beheerder er de weg in
kunnen vinden. Beschrijven is een methode om toegankelijkheid te bewerkstelligen. De ver
schillende hulpmiddelen die archivarissen gebruiken om archieven te beschrijven, worden
samengevat onder de term 'toegangen'. De belangrijkste traditionele vormen zijn:
Archievenoverzichten: beschrijven summier een aantal bijeen gebrachte archieven (in een
bepaalde archiefbewaarplaats, regio of land).
Gidsen: bieden informatie waar over bepaalde onderwerpen archiefbronnen te vinden zijn
en hoe deze gebruikt kunnen worden.
Inventarissen: beschrijven de context, structuur en inhoud van een bepaald archief.
Indexen (ook wel klappers genoemd): sommen een beperkt aantal kenmerken uit
documenten op, zoals persoonsnamen, plaatsnamen, onderwerpen, met vermelding
van de pagina.
Standaarden
De eerder genoemde norm NEN 2082 geeft richtlijnen voor het vastleggen van meta
data. De rijksoverheid heeft een metadatamodel ontwikkeld op basis van de Dublin
Core metadata set. Uitvoeriger is het door het Nationaal Archief ontwikkelde rijks-
metadatamodel, dat ook beheers- en technische metadata omvat. Voor het typeren
van documenten heeft het NEN de norm NEN 2084 uitgebracht, met name ten
behoeve van de inrichting van documentaire structuurplannen.
Voor het toegankelijk maken van archieven voor derden heeft de International
Council on Archives (ICA) een viertal internationale beschrijvingstandaarden vast
gesteld: General Internationa! Standard Archival Description - ISAD(G); Internationa!
Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families -
ISAAR(CPF); ISDF - International Standard for Description of Functions en ISDIAH -
International Standard for Description of Institutions with Archival Holdings.
Eerstgenoemde standaard betreft vooral het beschrijven van archiefbestanddelen op
verschillende niveaus. De tweede standaard heeft betrekking op de beschrijving van
de organisatorische context. De derde standaard geeft richtlijnen voor het beschrij
ven van bedrijfsfuncties. De vierde tenslotte is een afleiding van ISAAR(CPF), speci
aal toegespitst op de beschrijving van archiefinstellingen (archiefbewaarplaatsen).
Hoewel de standaarden in de eerste plaats zijn ontworpen voor het beschrijven van
toegang en gebruik
93
