van een afdeling doet tenminste vermoeden dat daar archiefdocumenten gegenereerd
zullen worden. Zo'n afdeling is er immers niet voor niets, maar zal belast zijn met
één of meer taken. Het kennen van de taken en de werkprocessen geeft inzicht in wat
voor soort documenten dat zullen zijn en welk belang de organisatie daaraan zou
kunnen hechten. Het expliciet maken van de organisatorische kennis draagt bij aan
de juiste interpretatie van de documenten die door de onderscheiden werkprocessen
zijn gegenereerd.
Methoden
Er is een ruime variëteit aan methoden van archivistisch beschrijven, juist omdat het
zo nauw verbonden is aan de archiveringsprocessen zelf. Postinschrijving en het aan
leggen van een dossierinventaris zijn in de eerste plaats beheerhandelingen. De infor
matie die ze bevatten is primair bedoeld om het archiveringsproces te dienen.
Daarnaast is er een aantal hulpmiddelen om de toegankelijkheid te verhogen die oor
spronkelijk vaak een aanvulling zijn op de administratieve hulpmiddelen. Zo kunnen
er lijsten van correspondenten zijn aangelegd, of indexen zijn gemaakt op notulen of
andere seriematig geordende documenten.
Wanneer een (deel van een) archief wordt afgesloten, maakt een archivaris een
beschrijvende inventaris die, wanneer ze volledig is, een beschrijving geeft van de
context van het archief, een overzicht van de structuur en een opsomming van de
bestanddelen waaruit het bestaat.
Geautomatiseerde systemen voor archiefbeheer, records management applicaties
bieden - mits goed ontworpen - mogelijkheden tot een betere integratie van de ver
schillende hulpmiddelen. Een geautomatiseerd postboek maakt automatisch lijsten
van correspondenten aan en van een geautomatiseerde dossierinventaris is eenvou
dig een beschrijvende inventaris te maken. Integratie van archiefbeschrijvingen met
andere bedrijfsinformatiesystemen kan de effectiviteit nog verder verhogen.
Daardoor wordt het archief sneller en beter toegankelijk voor de organisatie.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding