Wanneer
Metadata ontstaan op verschillende momenten in het leven van een archiefdocu
ment. Maakt een organisatie gebruik van de methode van postinschrijving (registra
tie), dan ontstaan daar de eerste beschrijvingen, op het niveau van het enkelvoudige
document. Het postboek (of agenda, al dan niet geautomatiseerd) legt de binnen
komst of verzending van een document vast en is zo bewijs van het bestaan van het
document geworden. In abstracte zin is het archiveringsysteem de maker van die
beschrijvingen en de eerste belanghebbende. In de praktijk kunnen het speciale
(DIV) medewerkers zijn die met postinschrijving zijn belast, maar ook afdeling
secretarissen of medewerkers die met de behandeling zelf zijn belast.
Ook de labels op ordners of de zaak-aanduidingen op de dossiermappen zijn beschrij
vingen. Voor de controle op de aanwezigheid van dossiers leggen veel administraties
dossierinventarissen aan. Op het moment dat een dossier wordt geopend, neemt een
archiefmedewerker de kerngegevens (titel, classificatienummer en jaar of datum van
opening) van de map over in een inventaris. Op het moment van afsluiten van de
zaak en dus het dossier, wordt de beschrijving gecompleteerd.
Archivarissen maken overzichten van de archiefdocumenten die beschikbaar zijn
voor de organisatie en voor derden. Op die wijze maken ze het archief toegankelijk en
dragen ze bij aan een optimale benutbaarheid van de documenten.
Beschrijven is een continue activiteit. Vrijwel elke beheerhandeling in het archive
ringsysteem leidt tot een vorm van beschrijving: we zagen eerder de beschrijvende
activiteit in de vorm van het maken en onderhouden van de classificatie.
Metadata
Als term is metadata betrekkelijk nieuw in de archiefwetenschap. Het begrip komt uit de infor
matiewetenschap, waarin het ondermeer wordt gebruikt voor het aanduiden van beschrijvende
informatie voor websites. De archivistiek onderscheidt vijf groepen metadata:
ten behoeve van de beheer,
ten behoeve van gebruik,
ten behoeve van bewaring en conservering,
ten behoeve van de reproduceerbaarheid (van in hoofdzaak digitale documenten) en
över het gebruik van documenten.
Het geheel van metadata in een archiveringsysteem alsmede de functies die metadata
genereren en onderhouden, is het metadatasysteem. Wereldwijd wordt gewerkt aan stan
daards voor archivistische metadata, in nauwe samenhang met andere typen metadata. De
NEN-ISO 2308-1:2006 is een standaard voor de ontwikkeling van metadata schema's ten
behoeve van archivering.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding