De structuur moet zodanig zijn dat anderen het gebruik en onderhoud kunnen voort
zetten, zonder een beroep te hoeven doen op de kennis van de ontwerper. De regels
voor het ontwerp van de structuur moeten dus eenduidig te interpreteren zijn.
De gegeven structuur moet voorzien in de informatiebehoefte van de organisatie en
in het bijzonder van de betreffende bedrijfsprocessen. Zo draagt ze bij aan een inte
gratie van de archivering in het totaal van de organisatorische activiteiten.
5.2 Beschrijven
Doel
Archivistisch beschrijven is het (beknopt) weergeven in tekstuele vorm van kenmer
ken van archiefdocumenten, groepen van archiefdocumenten, hun onderlinge
samenhang (structuur) en de context waarin ze zijn gegenereerd en gebruikt. Anders
uitgedrukt is archivistisch beschrijven het representeren van archiefdocumenten en
verzamelingen van archiefdocumenten. Archivistisch beschrijven legt specifieke
metadata vast.
De archivistische literatuur kent aan beschrijven verschillende, overigens met elkaar
verband houdende doelen toe:
Bewijs dat een document bestaat; bewijs uit welke archiefdocumenten een
archief op zeker moment bestond.
Overzicht: uit welke documenten bestaat het archief van de organisatie,
waarom zijn die documenten gevormd?
Beheer: waar bevinden zich archiefdocumenten, hoe staat het met de
afhandeling?
Toegankelijkheid: middel voor gebruikers om documenten te vinden en te
interpreteren.
Het archivistisch beschrijven onderscheidt verschillende niveaus en verschillende
objecten: de bestanddelen, dat zijn de basiselementen van het archief, zoals dossiers
en registers, aggregaties van bestanddelen (reeksen, series), structuur (verband
tussen bestanddelen en de bedrijfsprocessen) en de functionele en organisatorische
structuur waarbinnen het archief is gegenereerd. De beschrijving representeert ook
de ordeningsniveaus van het archief (zie paragraaf 5.1).
Beschrijvingen van archiefdocumenten, hun structuur en context behoren tot het
complex van (archief)metadata. Deze metadata kunnen zijn gegenereerd als gevolg van
verschillende archiveringsprocessen, zoals registratie, opslag, selectie, enz. We beper
ken hier het proces beschrijven tot het bewust maken, verzamelen en/of veredelen van
gegevens (metadata) over archiefdocumenten en hun context met het oog op toegankelijk
heid en gebruik.
toegang en gebruik
89
