(opslag) toe te passen. Een classificatie geeft bovendien de samenhang weer en is dus
een middel om de eerder genoemde 'archival bond' zichtbaar te maken.
Logisch-fysiek
Inderdaad beschrijft een classificatie de logische samenhang tussen de bestanddelen
waaruit het archief bestaat, of dat nu losse documenten, dossiers, registers of digitale
bestanden zijn. Deze beschrijving kan geheel los staan van de fysieke ordening.
In feite is de fysieke plaatsing van de documenten, eeuwenlang de grondslag voor
ordening, niet van wezenlijk belang, maar slechts logistiek noodzakelijk om de docu
menten daadwerkelijk (fysiek) te kunnen vinden. Dit is vergelijkbaar met de gang
van zaken in een bibliotheek: de catalogus weerspiegelt een of meer logische ordenin
gen (auteur, titel, onderwerp), de plaatsing van de boeken op de planken kan
daarvan volledig afwijken.
Een goede archiefclassificatie is een afspiegeling van de bedrijfsfuncties waarin de
archiefdocumenten gegenereerd en gebruikt zijn. De NEN-ISO 15489:1 norm voor
informatie- en archiefmanagement stelt dat ook expliciet. De werkprocessen waaraan
de documenten gebonden zijn, zijn de feitelijke uitvoering van die bedrijfsfuncties.
De classificatie maakt die binding expliciet en geeft zo vorm aan de logische, functio
nele structuur van het archief. De structuur van het archief is niet in de eerste plaats de
fysieke samenhang tussen de documenten zelf, maar vooral het verband tussen documenten
en werkprocessen. De onderlinge samenhang tussen documenten bestaat uitsluitend
doordat ze door hetzelfde werkproces zijn gegenereerd en gebruikt.
Het archiveringsysteem moet zorgdragen voor een correcte en adequate weergave van
de structuur. Een classificatie is daarvoor een middel, maar het kan ook anders: door
een directe beschrijving van de bedrijfsfuncties en koppeling van de documenten aan
die functies. Een classificatie geeft vooral de samenhang tussen de documenten aan,
de tweede methode vooral de samenhang tussen documenten en werkprocessen.
Kwaliteit
Het ordeningstelsel brengt een expliciete samenhang (structuur) aan in het archief
en bewaart die samenhang zorgvuldig, zo draagt ordening bij tot het behoud van
kwaliteit en integriteit van de afzonderlijke documenten en het archief als geheel.
Het ordeningstelsel moet flexibel zijn en uit te breiden en kunnen reageren op veran
deringen. Het archiveringsysteem documenteert elke verandering in de ordening in
zijn metadata.
De ordening moet eenvoudig te begrijpen zijn. Een nadeel dat op den duur voor sterk
gespecialiseerde organisaties aan de Basis Archiefcode begon te kleven, was dat hij te
complex werd. Ordening draagt bij aan snelle terugvindbaarheid van documenten.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding