Inleiding
Achtergrond
Dit boekje is ontstaan uit een lezing in 1997 over het beheer van digitale archiefdocu
menten. Ik probeerde daarin de problematiek van het digitaal archiveren in een con
ceptueel raamwerk te plaatsen. De tekst heb ik daarop bewerkt tot een brochure voor
het toenmalige programma bureau Digitale Duurzaamheid: Digitaal Archiveren. Het
recordkeeping system als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden. (Den Haag:
Rijksarchiefdienst, 1998). Ik meen dat daarin voor het eerst in de Nederlandse archi-
vistiek het begrip recordkeeping system is geïntroduceerd, in dit boekje vertaald als
archiveringsysteem'In bijgewerkte vorm is de brochure herdrukt in het losbladige
handboek Archiefbeheer in de praktijk. Welbeschouwd was het geschetste raamwerk
niet specifiek voor het beheer van digitale archiefbescheiden, maar voor archivering
in het algemeen. In die zin is het hier dan ook verder bewerkt voor het onderwijs.
Een eerste versie daarvan zag in 1999 in beperkte oplage het licht als een inleidende
tekst voor het onderwijs in informatie- en archiefbeheer aan de Hogeschool van
Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam. Het boekje bleek goed te voldoen en
vond op bescheiden schaal zijn weg in andere opleidingen en cursussen. Het leek dus
de moeite waard er een meer formele publicatie van te maken, mede om een ruimere
markt te bereiken; in de eerste plaats het hoger onderwijs, waarvoor het oorspronke
lijk geschreven is. Maar ook voor wie al werkzaam is in het veld van informatie- en
archiefbeheer kan het helpen problemen te ordenen.
In grote trekken is de tekst van de versie van 1999 behouden gebleven, maar de
dertien hoofdstukjes zijn als paragrafen herschikt in vijf grotere hoofdstukken met
het oogmerk meer samenhang aan te brengen. Inhoudelijk is de tekst aangepast aan
de norm voor informatie- en archiefmanagement (NEN-ISO 15489-1: 2001).
Aan elk hoofdstuk is een beknopte literatuuropgave toegevoegd, ter verantwoording
van het geschrevene en als leessuggestie voor wie zich verder in de materie wil
verdiepen.
Inhoud
De centrale notie in dit boekje is de opvatting dat archief procesgebonden informatie is;
dat wil zeggen informatie die ontstaat in werkprocessen, daarin wordt gebruikt en