is min of meer nadrukkelijk opgelegd in de vorm van voorschriften. Of zulke regels
altijd opgevolgd worden, is een andere zaak.
Het grootste voordeel van deze ordeningsmethode is dat de documenten zich bevin
den daar waar ze het meest nodig zijn. Het belangrijkste gevolg is dat ze juist niet of
moeizaam beschikbaar zijn voor andere afdelingen, die soms zelfs nauwelijks van
het bestaan van de documenten op de hoogte zijn. Een bijkomend nadeel is dat bij
reorganisatie de afdelingsarchieven mogelijk uit elkaar gehaald en over de nieuwe
afdelingen verdeeld moeten worden.
Voor zover de afdelingen eenduidig zijn belast met de uitoefening van een bepaalde
taak, weerspiegelt deze ordening redelijk de werkprocessen. Wanneer echter meerdere
afdelingen zich met verschillende fasen van eenzelfde proces bezighouden, is de
binding van de documenten met de processen versnipperd.
Functie
Een recente methode van ordening is die volgens de bedrijfsfuncties, de werkprocessen
(handelingen). Die methode lijkt op de ordening volgens organisatieonderdelen,
maar is op zijn minst principieel verschillend. Een organisatieonderdeel kan immers
belast zijn met verschillende bedrijfsfuncties (de afdeling verkoop doet ook het voor
raadbeheer) en een bedrijfsfunctie kan verdeeld zijn over verschillende afdelingen
(relatiebeheer bij inkoop, verkoop, boekhouding én directie, die zich immers met
vrijwel alles bemoeit).
Deze methode, die vooral de laatste jaren bij de rijksoverheid toepassing vindt, heeft
het voordeel dat ze minder afhankelijk is van reorganisaties - tenzij een hele bedrijfs-
functie wordt afgestoten. Bovendien zijn de documenten expliciet aan de bedrijfspro
cessen gekoppeld waaruit ze gegenereerd zijn. Een voordeel daarvan is dat de
samenhang tussen document en proces een goede interpretatie van het document
mogelijk maakt en dat de loop van een proces beter te reconstrueren is wanneer
verantwoording moet worden afgelegd.
Toepassing van deze methode vereist van het archiveringsysteem (vooral van de
mensen) een grondige kennis van de bedrijfsprocessen. Die kennis draagt vervolgens
weer bij aan een betere dienstverlening.
Combinaties
De twee laatstgenoemde methoden van ordening (per afdeling en per bedrijfsfunctie)
zijn een benadering van bovenaf, ze bepalen vooral de hoofdlijnen van het archief, de
primaire ordening. Tot op zekere hoogte zijn ze een afspiegeling van de organisatorische
en functionele context. De daarvóór behandelde methoden - chronologisch, document-
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding
