wetvergunning aan een bedrijf, de verkoop van een machine aan een klant, of de
koop van een huis. Sommige zaken zijn ingewikkeld en langdurig (zoals veel projec
ten), andere zijn eenvoudig en worden snel afgehandeld. Dit impliceert dat sommige
zaken een omvangrijke hoeveelheid stukken produceren en dat het dossier van
andere zaken dun blijft. Een projectdossier van de bouw van een oeververbinding kan
tientallen strekkende meters beslaan, omdat het nu eenmaal een complex project
betreft waaraan veel documenten te pas komen. Fysiek heeft zo'n dossier ook een
zeer gevarieerde vorm: de documenten zijn opgeslagen in ordners, mappen, kokers en
hangkasten met tekeningen, digitale opslagmedia, dozen met foto's enz. Zoals grote
projecten vaak opgedeeld worden in deelprojecten, worden de bijbehorende dossiers
opgeknipt in deeldossiers. Een dossier is dus niet hetzelfde als de map waarin de
documenten in een dossier van beperkte omvang worden gehecht.
Er zijn ook dossiers die niet zozeer een bepaalde zaak betreffen, maar een object of
een persoon. De klantendossiers bij ondernemingen, patiëntendossiers bij huisartsen
en dergelijke bevatten alle mogelijke informatie over de betreffende personen.
Beleggingsmaatschappijen hebben vaak dossiers per onderscheiden object,
waarin zowel stukken over de verhuur als over onderhoud en verzekeringen zijn
opgenomen. Hoewel strikt genomen dit geen dossiers zijn, worden ze toch met die
term aangeduid.
De algemene praktijk documenten tot dossiers te ordenen, dateert in Nederland van
het begin van deze eeuw. Weer gingen de gemeenten voor. Tegenwoordig is het dossier
de basis voor vrijwel elk archief, kleinere administraties uitgezonderd. Een systeem
van ordening dat op dossiers is gebaseerd, heet het dossierstelsel.
Het kwaliteitsinstituut van de Vereniging van Nederlandse gemeenten (KING)
propageert sterk het zaaksgerichte werken, met name bij reacties op verzoeken van
burgers. De Baseline informatiehuishouding Gemeenten definieert een zaak als
"Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een
welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten
worden." In wezen verschilt deze definitie niet van oudere omschrijvingen van wat
een zaak is.
Organisatie
Veel organisaties geven er de voorkeur aan de documenten zo lang als dat nodig is op
de afdeling (het bureau) te laten waar ze gegenereerd zijn en voor de taakuitvoering
gebruikt worden. Zo heeft een afdeling verkoop zijn eigen archief, de personeels
afdeling, de productie, het laboratorium, de boekhouding, of de directie. Hoe die
afdelingsarchieven verder geordend zijn, laten ze ofwel aan eigen inzicht over, ofwel
toegang en gebruik
85
