dat daarop is gebaseerd is een rubriekenstelsel. Veel administraties begonnen elk jaar
opnieuw, waardoor een hele reeks van afzonderlijke onderwerpsbundeltjes ontstond,
parallel aan de afzonderlijke reeksen notulen van het besluitvormend orgaan, zoals
het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad. Andere administra
ties sloten de mappen na een langere periode af, of wanneer deze een bepaald aantal
documenten bevatten.
Deze methode heeft een duidelijk voordeel ten opzichte van de chronologische
rangschikking: alle documenten die een bepaald onderwerp betreffen zijn bijeen
gevoegd, niet alleen inkomende en uitgaande, maar ook de interne documenten.
Het feit dat de bundels soms over verschillende jaren bij elkaar gezocht moet worden,
is te overkomen.
In de praktijk blijkt de methode ook zijn negatieve kanten te hebben. Het toekennen
van de juiste onderwerpsaanduidingen is lastig. Als hulpmiddel legde men daarvoor
lijsten met trefwoorden aan, zogenaamde hoofdenlijsten. Helaas veranderen benamin
gen van onderwerpen door de tijd heen, waardoor het terugzoeken van oudere docu
menten nogal eens lastig bleek. Voorts zijn er onderwerpen waarover heel weinig
documenten zijn, naast onderwerpen waarover juist heel veel stukken geproduceerd
worden. Ook is het lastig, zo niet onmogelijk, documenten te bergen die op meer dan
één onderwerp betrekking hebben. Verwijsbladen moesten daarvoor een oplossing
bieden. Tegenwoordig maakt men wel gebruik van woordsystemen, zoals thesauri.
Archivistische terminologie
Voor de meeste ordeningsvormen bestaan speciale termen. Chronologisch geordende, hete
rogene documenten (dus van verschillende soort) vormen een reeks. Hebben de documenten
daarentegen een gelijke vorm (of functie) dan heet dat een serie. Een reeks documenten
betreffende een zelfde onderwerp is een rubriek. De documenten die bij de afhandeling van
een zaak zijn gegenereerd, vormen een dossier. Deze laatste term is afkomstig uit de rechts
praktijk, waar de stukken die bij een rechtzaak horen al eeuwen bijeen werden gehouden.
Zaak
In het verlengde van ordening op onderwerp ligt het bijeenvoegen van documenten
die op eenzelfde zaak betrekking hebben tot een dossier. Onder een zaak wordt ver
staan het geheel van activiteiten die een persoon of organisatie(onderdeel) uitvoert
ter bereiking van een bepaald, tevoren gesteld doel. Voorbeelden van zaken zijn: de
bouw van een brug, de benoeming van een leerkracht, het verlenen van een hinder-
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding
