De methode is dus te beschouwen als een variant op de chronologische ordening.
Ordening op basis van documenttype domineerde tot aan de negentiende eeuw en is
ook daarna nog in veel administraties toegepast, vooral in organisaties met een colle
giale besluitvorming, zoals gemeenteraden, schoolbesturen en raden van commissaris
sen. In grote trekken vinden we de methode nu nog (deels) toegepast bij verenigingen,
bij gemeenten en bij grote bedrijven. Deze vorm van ordening baseert zich vooral op
de redactionele vorm van de documenten, dus op hun inkleding, hun structuur.
Daarnaast komt ook een ordening op fysieke vorm voor, maar dan vooral uit logistiek
oogpunt, op formaat bijvoorbeeld, of vanwege de eisen die de informatiedrager aan
de opslag stelt. Voorbeelden hiervan zijn foto's, cd's, kaarten of geluidsbanden.
Naam
Voor de correspondentie is ordening op afzender en geadresseerde een alternatief
voor chronologische rangschikking. Het voordeel is evident: alle brieven van of aan
een bepaalde persoon of instelling zitten bij elkaar. Aanvullend kunnen de brieven
nog chronologisch in een postboek worden ingeschreven. Er kleven wel enkele
nadelen aan de methode, vooral wanneer er geen duidelijke afspraken over alfabetise-
ringsregels bestaan. Evenmin als bij chronologische ordening zal het eenvoudig zijn
brieven over een bepaald onderwerp te vinden. Ordening op persoonsnaam wordt
vanzelfsprekend toegepast in personeelsadministraties en andere persoonsregistra
ties, zoals patiënten- of klantendossiers.
Behalve op persoonsnaam of naam van een organisatie kunnen documenten ook op
geografische naam zijn geordend. Administraties voor goederenbeheer zitten vaak deels
zo in elkaar, waarbij geografische namen zowel plaatsen of regio's kunnen zijn als
straatnamen binnen een gemeente. Woningbouwcorporaties zouden hun archief zo
kunnen inrichten. Afdelingen Bouw- en Woningtoezicht richten de serie bouw-
dossiers doorgaans op straat en huisnummer in.
Onderwerp
Met de groeiende complexiteit van overheidsadministraties komt in de tweede helft
van de negentiende eeuw de methode van ordening op onderwerp in zwang - vooral
bij gemeenten. Voor de rijksadministratie is formeel de chronologische ordening nog
tot ver in de twintigste eeuw voorgeschreven gebleven, al namen niet alle ministeries
dit voorschrift ter harte.
Bij een ordening op onderwerp worden (losse) documenten die een bepaald onder
werp van bemoeienis betreffen bij elkaar gehouden. Zo'n groep van documenten met
eenzelfde onderwerp heet in de archivistiek een rubriek. Een systeem van ordening
toegang en gebruik
83