realiseren. Niet voor niets is ze in overheidsadministraties tot ver in de negentiende
eeuw - en soms tot in de twintigste - algemeen toegepast. Wanneer echter handelin
gen gelijktijdig worden uitgevoerd door verschillende functionarissen of bureaus, is
de chronologische methode niet meer strikt te handhaven en ontstaan er parallelle
reeksen van chronologisch geordende documenten.
De datum als uitgangspunt voor de rangschikking kan zijn die van het document zelf,
die van binnenkomst c.q. verzending, of de datum van behandeling. Vanaf het begin
van de negentiende eeuw begonnen overheidsorganisaties agenda's van inkomende en
uitgaande stukken bij te houden (zie paragraaf 4.1). De documenten zelf werden dan
volgens de volgorde van de agenda gerangschikt (datum binnenkomst of datum
behandeling). Documenten die tijdens de behandeling van de kwestie intern ontston
den, werden vaak als bijlage bij het uiteindelijke besluit gevoegd. De ordening werd
daardoor uiteraard niet meer zuiver chronologisch - althans niet op documentniveau.
Naast enkelvoudige documenten kent vrijwel iedere administratie meer complexe
documenten, zoals registers waarin verschillende, maar meestal gelijksoortige activi
teiten zijn opgetekend. Deze vormen afzonderlijke reeksen, waarin, binnen een reeks
gelijksoortige registers, de onderlinge volgorde weer chronologisch is. Financiële
administraties kennen hun eigen specifieke systeem van ordening, gedicteerd door de
gebruikte methode van boekhouden.
Een principieel nadeel van de zuiver chronologische ordening - althans in een com
plexere organisatie - is dat het de koppeling met de werkprocessen niet duidelijk maakt.
Immers, een document van het ene werkproces kan volgen op één uit een ander
proces. De samenhang tussen de verschillende documenten is daardoor in een chro
nologische ordening vaak moeilijk zichtbaar. Dat laatste is een reden waarom in de
negentiende eeuw organisaties begonnen voorbereidende documenten als bijlage bij
het finale besluit te voegen, of, in geval van een langdurig besluitvormingsproces, de
betreffende documenten maar helemaal buiten het chronologisch verband hielden.
Een bijkomend nadeel is de beperkte, want eenzijdige, toegankelijkheid, met als
gevolg het tijdrovende terugzoeken, tenzij men de datum van het document weet.
Om dat probleem te ondervangen legden grotere administraties indexen aan - een
vorm van metadata avant la lettre.
Documenttype
Een andere methode van ordening neemt het soort document als beginpunt.
Afzonderlijke reeksen worden gevormd voor gelijkvormige documenten, zoals notulen,
ingekomen brieven, uitgaande brieven, rekeningen, kwitanties, akten, kaarten,
bouwtekeningen, geluidsbanden enzovoorts. Binnen elk van zulke reeksen zijn de
individuele bestanddelen dan meestal weer chronologisch gerangschikt.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding
