81 Methoden Ordeningen zijn, zeker zolang de organisatie de documenten actief gebruikt, zelden statisch. Ze veranderen naarmate de organisatie verandert, de hoeveelheid documen ten toeneemt, of nieuwe inzichten over en technieken voor ordenen verschijnen. Documenten die onder direct beheer van de behandelende functionarissen zijn - op hun bureau, in lades of dossierkasten in hun kamer, of op hun persoonlijke schijf - zullen in de regel veel minder formeel geordend zijn, dan die welke in een centraal archief bewaard worden onder beheer van professionals. Er zijn verschillende methoden om archiefdocumenten te ordenen die naast elkaar kunnen worden toegepast, maar ook op verschillende niveaus (primaire ordening, secundaire ordening). Het soort documenten, de werkprocessen, de structuur van de organisatie en de meest voor de hand liggende manier van bevraging zijn factoren die de ordening bepalen. De voornaamste van die ordeningsmethoden zijn: chronolo gisch, per type document, op naam (van een persoon of instelling), op onderwerp, zaaksgewijs, per organisatieonderdeel en per functie. Tot deze laatste vorm rekenen we ook ordening van documenten per handeling. Professionele ordening? Paradoxaal genoeg hebben professionals soms de neiging ordeningsystemen gecompliceer der te maken dan strikt noodzakelijk, vooral om hun professionaliteit te tonen. In de jaren '30 veranderde in een Zuid-Hollandse plattelandsgemeente een nieuw benoemde ambtenaar ter secretarie de chronologische ordening van het archief in een zaaksgewijze systematiek, waarmee hij eerder in een grotere stad kennis had gemaakt. Voor de gemeente was het nieuwe systeem op dat moment overbodig en te gecompliceerd. Overijverig begon hij zelfs de oudere documenten volgens de nieuwe systematiek te herordenen, een werk dat hij ondanks een dertigjarig dienstverband nooit heeft kunnen voltooien. Het gevolg is dat een deel van het archief nu vrijwel ontoegankelijk is. Chronologisch De meest voor de hand liggende en op het oog meest simpele methode is ordening op datum. Ook Outlook doet dat standaard met ontvangen en verzonden e-mail. Het is eigenlijk ook de meest natuurlijke: activiteiten volgen elkaar immers chronologisch op. Het is eenvoudig elk nieuw document onmiddellijk na het voorgaande in een ordner op te bergen. Zeker in administraties met een centrale besluitvorming, waar één persoon alle documenten in handen krijgt, is chronologische ordening goed te toegang en gebruik

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 83