duidelijk welke functie archiefdocumenten hebben vervuld en hoe ze geïnterpreteerd
moeten worden. Archiefdocumenten ontlenen hun betekenis immers aan het proces
waarin ze schakels zijn: het ene document volgt logisch op het andere en is niet goed
te begrijpen zonder de onderlinge samenhang te kennen. De Canadese archiefweten
schapper Luciana Duranti geeft hieraan de term 'archival bond', voor haar een voor
waarde voor integriteit van archief.
De samenhang tussen documenten kan tot uitdrukking komen in de wijze van opslag
(zie paragraaf 4.2). Een dossier, in de fysieke vorm van een map waarin documenten
zijn gehecht, is ook een logische eenheid: de documenten gevormd in de loop van
een bepaalde zaak.
Archiefstructuren veranderen, omdat organisaties nu eenmaal voortdurend verande
ren, hun omgeving verandert en mensen in de organisatie veranderen. Documenten,
ontstaan en gebruikt in het ene proces kunnen naderhand opnieuw in een ander
proces een rol vervullen en dus ook daaraan gebonden worden. Het archivering-
systeem moet reageren op die veranderingen, enerzijds door de weergave van de struc
tuur aan te passen, anderzijds door de oude structuur te documenteren ten behoeve
van een juist begrip van wat is geweest. Een goed archiveringsysteem heeft een sterk
ontwikkeld historisch bewustzijn, zoals we ook verderop nog zullen constateren. In de
papieren wereld waren structuren vooral fysiek zichtbaar; de structuur van een digi
taal archief is alleen zichtbaar in zijn metadata.
Subjectiviteit
Ordenen, dat wil zeggen het expliciet maken van de structuur, gaat niet vanzelf.
Degene die ordent of het ordeningsysteem ontwerpt, interpreteert zelf ook. Elke orde
ning draagt de kenmerken van de tijd waarin ze is ontworpen en is bepaald door de
wijze waarop degene die ordent haar gebruikte.
Niveaus
Een ordening kan verschillende niveaus of lagen hebben. Het basisniveau is het
archiefbestanddeel, de basiseenheid. Dat kan een dossier zijn, een register, een ordner
met kwitanties, een computerfile, maar soms ook een enkel document. De wijze van
opslag bepaalt in hoofdzaak wat bestanddelen zijn. Bestanddelen kunnen vervolgens
weer worden gegroepeerd tot grotere gehelen (reeksen): de notulenboeken, perso
neelsdossiers, of correspondentie. Verschillende reeksen kunnen weer bijeen horen
op grond van het organisatieonderdeel dat ze vormde. Elk van deze niveaus kan
mogelijk nog onderverdeeld worden; het aantal is theoretisch onbegrensd, al zal het
in de praktijk beperkt blijven tot enkele.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding
