Toegang en gebruik 5.1 Ordenen en klasseren Waarom Wie weinig documenten heeft, zal nauwelijks moeite hebben een document terug te vinden wanneer hij of zij dat nodig heeft. Zelfs beheerders van grotere verzamelingen leggen soms een verbazingwekkende vaardigheid aan de dag uit een schijnbare chaos gevraagde documenten tevoorschijn te halen. Wanneer die beheerder evenwel afwezig is, weet niemand meer iets te vinden. Een middel om documenten te vinden, is orde scheppen, een begrijpelijke structuur aanbrengen. Dat is een deel van de toegevoegde waarde van een archiveringsysteem: het aanbrengen en onderhouden van een herkenbare ordening, waardoor het systeem zorgt voor toegankelijkheid en dus voor een optimale benutbaarheid (en dus bruikbaar heid) van de archiefdocumenten van de organisatie. Orde en archief Sommige archiefwetenschappers huldigen de stelling dat een archief geordend moet zijn - zo niet, dan is het geen archief. Als we een archief als een systeem opvatten, is dat ook zo. Per definitie heeft elk systeem een structuur: de samenhang tussen de elementen. Een archief dat in volledige wanorde verkeert, heeft wel structuur, alleen is die structuur niet meer zicht baar. Een ongeordend archief, dat wil zeggen een archief waarvan de structuur niet te zien is, is wel degelijk een archief - immers: niet de ordening bepaalt dat, maar de binding aan werk processen. Door het gebrek aan ordening is de structuur moeilijk reconstrueerbaar en is de bruikbaarheid van het archief (kwaliteit) gering. 'Archival Bond' Ordening maakt de samenhang tussen de archiefdocumenten zichtbaar; dat draagt niet alleen bij tot de toegankelijkheid van het archief, maar vergroot ook de inter pretatiemogelijkheid. In de NEN-ISO 15489 norm is dat een onderdeel van de eis van bruikbaarheid. Structuur is essentieel voor een archief. Alleen door structuur is 79

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 81