Toegang en gebruik
5.1 Ordenen en klasseren
Waarom
Wie weinig documenten heeft, zal nauwelijks moeite hebben een document terug te
vinden wanneer hij of zij dat nodig heeft. Zelfs beheerders van grotere verzamelingen
leggen soms een verbazingwekkende vaardigheid aan de dag uit een schijnbare chaos
gevraagde documenten tevoorschijn te halen. Wanneer die beheerder evenwel afwezig
is, weet niemand meer iets te vinden.
Een middel om documenten te vinden, is orde scheppen, een begrijpelijke structuur
aanbrengen. Dat is een deel van de toegevoegde waarde van een archiveringsysteem:
het aanbrengen en onderhouden van een herkenbare ordening, waardoor het systeem
zorgt voor toegankelijkheid en dus voor een optimale benutbaarheid (en dus bruikbaar
heid) van de archiefdocumenten van de organisatie.
Orde en archief
Sommige archiefwetenschappers huldigen de stelling dat een archief geordend moet zijn
- zo niet, dan is het geen archief. Als we een archief als een systeem opvatten, is dat ook zo.
Per definitie heeft elk systeem een structuur: de samenhang tussen de elementen. Een archief
dat in volledige wanorde verkeert, heeft wel structuur, alleen is die structuur niet meer zicht
baar. Een ongeordend archief, dat wil zeggen een archief waarvan de structuur niet te zien is,
is wel degelijk een archief - immers: niet de ordening bepaalt dat, maar de binding aan werk
processen. Door het gebrek aan ordening is de structuur moeilijk reconstrueerbaar en is de
bruikbaarheid van het archief (kwaliteit) gering.
'Archival Bond'
Ordening maakt de samenhang tussen de archiefdocumenten zichtbaar; dat draagt
niet alleen bij tot de toegankelijkheid van het archief, maar vergroot ook de inter
pretatiemogelijkheid. In de NEN-ISO 15489 norm is dat een onderdeel van de eis van
bruikbaarheid. Structuur is essentieel voor een archief. Alleen door structuur is
79