Vernietigen
Er zijn twee manieren om documenten uit het archief te verwijderen: vernietigen en
overdragen aan een andere archiveringsysteem.
Vernietigen is het meest radicaal, onherroepelijk; het is het stoffelijk te niet doen van
archiefdocumenten, zegt de definitie. Vernietigen moet met de nodige zorgvuldigheid
gebeuren, zeker wanneer het vertrouwelijke documenten betreft. Het zal niet de
eerste keer zijn dat patiëntendossiers of andere persoonlijke informatie in een vuil
container gevonden worden.
Het staat een privaatrechtelijke organisatie min of meer vrij te doen wat ze uiteinde
lijk wil met documenten die niet meer bewaard hoeven te worden. Voor een over
heidsorganisatie ligt dat anders. Wat voor vernietiging is geselecteerd, moet ook
daadwerkelijk worden vernietigd. Weggeven of verkopen is niet toegestaan. Van de
vernietiging zelf wordt een proces-verbaal opgemaakt.
Overbrengen
Ook documenten die niet vernietigd (mogen) worden, kunnen op den duur uit het
archiveringsysteem worden verwijderd. Voor overheidsarchieven is dat zelfs wettelijk
geregeld. Ze worden in de regel, wanneer ze tussen de 20 en 30 jaar oud zijn, over
gebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. Dat is een overheidsinstelling
(archiefdienst), gespecialiseerd in het beheren en beschikbaarstellen van afgesloten
archieven of archiefgedeelten die door andere organisaties of personen zijn gevormd.
De meeste archiefdiensten zijn ook geïnteresseerd in archieven van particulieren,
mits deze van historisch belang worden geacht en zijn gevormd binnen het compe-
tentiegebied van de betreffende archiefdienst. (Paragraaf 1.5 ging nader in op open
bare en andere archiefbeherende instellingen.)
Levensloop
Veel organisaties maken voor het beheer onderscheid tussen drie fasen in de levens
loop van documenten: dynamisch, semistatisch en statisch archief.
Dynamisch archief is dan dat deel van de documenten dat frequent voor de
dagelijkse bedrijfsvoering nodig is. De documenten zijn dikwijls onder hand
bereik van de afhandelende functionarissen.
Semistatisch is dat deel van het archief dat niet langer frequent voor de
bedrijfsvoering nodig is, maar nog niet vernietigd mag worden, of (althans
voor zover het overheidsarchief betreft) nog niet voor overbrenging in aan
merking komt. Vaak moet nog selectie plaatsvinden en een beschrijvende
inventaris worden gemaakt.
preservering
73