Vernietigen Er zijn twee manieren om documenten uit het archief te verwijderen: vernietigen en overdragen aan een andere archiveringsysteem. Vernietigen is het meest radicaal, onherroepelijk; het is het stoffelijk te niet doen van archiefdocumenten, zegt de definitie. Vernietigen moet met de nodige zorgvuldigheid gebeuren, zeker wanneer het vertrouwelijke documenten betreft. Het zal niet de eerste keer zijn dat patiëntendossiers of andere persoonlijke informatie in een vuil container gevonden worden. Het staat een privaatrechtelijke organisatie min of meer vrij te doen wat ze uiteinde lijk wil met documenten die niet meer bewaard hoeven te worden. Voor een over heidsorganisatie ligt dat anders. Wat voor vernietiging is geselecteerd, moet ook daadwerkelijk worden vernietigd. Weggeven of verkopen is niet toegestaan. Van de vernietiging zelf wordt een proces-verbaal opgemaakt. Overbrengen Ook documenten die niet vernietigd (mogen) worden, kunnen op den duur uit het archiveringsysteem worden verwijderd. Voor overheidsarchieven is dat zelfs wettelijk geregeld. Ze worden in de regel, wanneer ze tussen de 20 en 30 jaar oud zijn, over gebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. Dat is een overheidsinstelling (archiefdienst), gespecialiseerd in het beheren en beschikbaarstellen van afgesloten archieven of archiefgedeelten die door andere organisaties of personen zijn gevormd. De meeste archiefdiensten zijn ook geïnteresseerd in archieven van particulieren, mits deze van historisch belang worden geacht en zijn gevormd binnen het compe- tentiegebied van de betreffende archiefdienst. (Paragraaf 1.5 ging nader in op open bare en andere archiefbeherende instellingen.) Levensloop Veel organisaties maken voor het beheer onderscheid tussen drie fasen in de levens loop van documenten: dynamisch, semistatisch en statisch archief. Dynamisch archief is dan dat deel van de documenten dat frequent voor de dagelijkse bedrijfsvoering nodig is. De documenten zijn dikwijls onder hand bereik van de afhandelende functionarissen. Semistatisch is dat deel van het archief dat niet langer frequent voor de bedrijfsvoering nodig is, maar nog niet vernietigd mag worden, of (althans voor zover het overheidsarchief betreft) nog niet voor overbrenging in aan merking komt. Vaak moet nog selectie plaatsvinden en een beschrijvende inventaris worden gemaakt. preservering 73

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 75