4.3 Bewaren
Behoud
Zolang een archiefdocument niet is vernietigd, moet het zorgvuldig worden bewaard;
of dat nu binnen het archiveringsysteem van de organisatie zelf gebeurt of door een
archiefdienst, maakt in beginsel geen verschil. Anders dan het woord suggereert, is
bewaren niet passief. Bewaren is allesbehalve het wegbergen in de kelder of vergeten op
een zolder. Het gaat om het behoud van de noodzakelijke kwaliteit van de documenten,
hun authenticiteit, leesbaarheid, toegankelijkheid en fysieke conditie, en dat vereist
voortdurend een actieve benadering. Hoe langer documenten bewaard blijven, des te
meer activiteiten nodig zijn. Dat geldt in het bijzonder voor digitale documenten.
Locus credibilis
Een van de oudste toepassingen van het concept van een archief, in het oude Griekenland
en later in Rome, is de veilige bewaring van staatstukken, met name om de rechten van de
burgers die in die documenten waren vervat, te beschermen. De archiefbewaarplaats moest
zijn een locus credibilis, een betrouwbare plaats, waarvan men de integriteit mocht vertrou
wen. In de middeleeuwen zochten besturen naar een veilige plaats voor hun belangrijkste
documenten en vonden die vaak in kerken en kloosters.
Vindbaar
De bewaarde documenten, in welke vorm dan ook, moeten vindbaar zijn wanneer
iemand ze nodig heeft. Het archiveringsysteem zal daarvoor moeten vastleggen waar
de bestanddelen zich bevinden. Wanneer ze voor gebruik of andere redenen van hun
plaats gehaald worden, zal ook dat geregistreerd moeten worden. Deze logistieke
eisen gelden vanaf het moment dat de documenten in het systeem zijn opgenomen.
In de dynamische fase zal dat betekenen dat het systeem weet welke afdeling of
functionaris met de zaak bezig is. Zodra de documenten of dossiers ook fysiek onder
beheer zijn gebracht, zal de verblijfplaats preciezer kunnen worden vastgelegd.
Bewaren
Een eerste voorwaarde voor een goede bewaring is dat de documenten geborgen zijn
op een veilige plaats, beschermd tegen verloren gaan en tegen inbreuk op hun integri
teit. Een archiveringsysteem is van meet af aan bezig voor goede bewaring zorg te
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding