4.3 Bewaren Behoud Zolang een archiefdocument niet is vernietigd, moet het zorgvuldig worden bewaard; of dat nu binnen het archiveringsysteem van de organisatie zelf gebeurt of door een archiefdienst, maakt in beginsel geen verschil. Anders dan het woord suggereert, is bewaren niet passief. Bewaren is allesbehalve het wegbergen in de kelder of vergeten op een zolder. Het gaat om het behoud van de noodzakelijke kwaliteit van de documenten, hun authenticiteit, leesbaarheid, toegankelijkheid en fysieke conditie, en dat vereist voortdurend een actieve benadering. Hoe langer documenten bewaard blijven, des te meer activiteiten nodig zijn. Dat geldt in het bijzonder voor digitale documenten. Locus credibilis Een van de oudste toepassingen van het concept van een archief, in het oude Griekenland en later in Rome, is de veilige bewaring van staatstukken, met name om de rechten van de burgers die in die documenten waren vervat, te beschermen. De archiefbewaarplaats moest zijn een locus credibilis, een betrouwbare plaats, waarvan men de integriteit mocht vertrou wen. In de middeleeuwen zochten besturen naar een veilige plaats voor hun belangrijkste documenten en vonden die vaak in kerken en kloosters. Vindbaar De bewaarde documenten, in welke vorm dan ook, moeten vindbaar zijn wanneer iemand ze nodig heeft. Het archiveringsysteem zal daarvoor moeten vastleggen waar de bestanddelen zich bevinden. Wanneer ze voor gebruik of andere redenen van hun plaats gehaald worden, zal ook dat geregistreerd moeten worden. Deze logistieke eisen gelden vanaf het moment dat de documenten in het systeem zijn opgenomen. In de dynamische fase zal dat betekenen dat het systeem weet welke afdeling of functionaris met de zaak bezig is. Zodra de documenten of dossiers ook fysiek onder beheer zijn gebracht, zal de verblijfplaats preciezer kunnen worden vastgelegd. Bewaren Een eerste voorwaarde voor een goede bewaring is dat de documenten geborgen zijn op een veilige plaats, beschermd tegen verloren gaan en tegen inbreuk op hun integri teit. Een archiveringsysteem is van meet af aan bezig voor goede bewaring zorg te archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 72