Digitaal
De opslag van digitale documenten heeft duidelijke parallellen met die van papieren
documenten. De maker van een document heeft bijvoorbeeld de keuze het op de
harde schijf van zijn eigen PC op te slaan, het naar een CD-Rom of memory stick te
kopiëren, op de persoonlijke ruimte van een netwerkschijf, op een gemeenschappe
lijke ruimte, of doorzenden naar een speciale archiveringsapplicatie die dan verder
opslag en beheer voor zijn rekening neemt. De gevolgen voor betrouwbaarheid van de
documenten en toegankelijkheid voor anderen zijn vergelijkbaar: opslag op de eigen
schijf houdt een risico van verlies of ongewenste wijziging in en maakt het document
onbereikbaar voor de rest van de organisatie. Doorzending naar een archivering-
systeem is ideaal, de andere mogelijkheden liggen daartussen in.
Techniek
Bij een papieren document zijn drager (fysieke vorm), structuur (intellectuele of
redactionele vorm) en inhoud een geheel. Wat opslag betreft is er bij archivering
slechts keuze op welke wijze documenten bij elkaar gehouden worden - het bergings
materiaal dus. De opslagtechniek voor de gegevens is tevoren bepaald: de keuze voor
de opslag van de tekst, afbeelding of andere wijze van representatie van feiten (geluid,
bewegend beeld) is al genomen op het moment van het maken van het document,
door de maker. Soms bestaan daarvoor wettelijke voorschriften of interne regels,
bijvoorbeeld wat de kwaliteit van het papier betreft.
Bij digitale documenten ligt dat anders. Zo'n document kan zonder bezwaar van
de ene drager naar de andere worden overgebracht, zonder dat inhoud en vorm
wezenlijk veranderen. De drager is weliswaar noodzakelijk voor de opslag, maar
niet wezenlijk voor het document, al bepaalt de kwaliteit van de drager wel mede de
levensduur van de gegevens. De documenten komen echter pas tot leven op het
beeldscherm of de printer. De software waarmee het document oorspronkelijk is
gemaakt, is van meer betekenis voor de presentatie. Een spreadsheetdocument dat is
overgezet naar PDF ziet er misschien nog wel hetzelfde uit, maar heeft zijn karakteris
tieke eigenschappen en dus zijn integriteit verloren. Of de drager gelijk is gebleven,
doet daarvoor niet ter zake.
Kwaliteit
De belangrijkste kwaliteitseisen voor het proces van opslaan zijn, samengevat: het
behoud van de oorspronkelijke kwaliteit van het document, voorkomen dat het wordt
veranderd, en zorgdragen voor de beschikbaarheid voor ieder die het document nodig kan
hebben en bevoegd is het in te zien.
preservering
69