4.2 Opslaan
Begrip
Het archiveringsproces opslaan ligt in het directe verlengde van het opnemen in het
archiveringsysteem, waarmee het, zoals we hiervoor zagen, in feite geïntegreerd is.
Opslag is te beschouwen als een methode van opnemen. Opslag van papieren documen
ten betekent in hoofdzaak het bepalen waar het document tijdens en na de behande
ling is, op de bureaus van de medewerkers, of veilig in het archief. Opslag impliceert
de keuze van de opslagtechniek en van de noodzakelijke materialen. Voor digitale docu
menten is ook de keuze van het medium waarop de gegevens worden vastgelegd van
belang. De wijze van opslag bepaalt de fysieke ordening van gegevens en documenten
op het meest basale niveau.
Papier
Tijdens de behandeling van de zaak zullen de betreffende documenten meestal bij de
behandelende functionaris of functionarissen zijn. Hoe sneller de documenten na
afdoening van de zaak in het archief worden opgeslagen, des te beter is het behoud van
kwaliteit (vooral integriteit) verzekerd. In veel gevallen blijven de documenten echter
geruime tijd op de behandelende afdeling liggen, hetzij in speciale kasten, hetzij in de
bureaulades van medewerkers. Behalve het risico van zoekraken, draagt dat ook niet bij
aan de toegankelijkheid van de documenten voor medewerkers van andere afdelingen.
Soms moeten documenten welbewust buiten bereik van medewerkers blijven, vanwege
hun vertrouwelijk karakter bijvoorbeeld, zoals personeelsdossiers of beleidsstukken
van de directie.
Een goede opslagtechniek kan risico's van zoekraken en kwaliteitsverlies helpen voor
komen. Losse documenten, bijvoorbeeld, raken eerder verspreid dan samengevoegde.
Voor de fysieke opslag van losse documenten bestaan verschillende oplossingen:
mappen met een hechtmechaniek, ordners en archiefdozen. De gekozen oplossing
hangt samen met de ordeningsystematiek en de eisen die aan het terugvinden gesteld
worden. Op beide aspecten kom ik in het volgende hoofdstuk nog terug.
Het vastleggen van gegevens direct in een gebonden register heeft vergelijkbare voor
delen. Deze methode is dan ook eeuwenlang toegepast, maar tegenwoordig vrijwel
uitsluitend in kleinere administraties of voor zeer speciale doeleinden. Het nadeel is
immers evident: slechts één persoon kan er gelijktijdig mee werken.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding