veringsysteem zendt. Het zal dikwijls echter zo zijn dat het informatiesysteem zelf zijn
eigen gegevens opslaat en beheert. Logisch behoren die gegevens dan weliswaar tot
het archiveringsysteem, fysiek blijven ze echter onder beheer van het eigen informa
tiesysteem. De documenten worden dus bij het opnemen niet naar een afzonderlijk
(fysiek) archiveringsysteem gezonden, maar dat systeem dient wel te weten dat ze
bestaan en hun betekenis voor de organisatie te kennen. Soms heeft deze applicatie
gebonden archivering praktische voordelen, bijvoorbeeld omdat het kostbare migratie
naar een andere software-omgeving voorkomt, of omdat de gegevens zo beter beschik
baar blijven voor het genererende werkproces. Vanuit de archiveringsfunctie zullen
eisen voor bewaring en beschikbaarheid geformuleerd moeten worden.
Bedrijfsapplicaties die veel voorkomende routine processen ondersteunen, zoals
vergunningverlening, kunnen functies hebben om het dossier volgens de regels op te
bouwen. Na afronding van de zaak zou de applicatie het dossier kunnen sluiten en
met de bijbehorende metadata aan een archiveringsapplicatie overdragen. Vanaf dat
moment is het digitale dossier in beginsel beschikbaar voor de hele organisatie.
Het zogenaamde zaakgericht werken, dat vooral in gemeenteadministraties opgeld
maakt, voorziet in dergelijke oplossingen.
Recht
Archiefdocumenten geven blijk van activiteiten die de persoon of organisatie die ze
genereerde, uitvoert of heeft uitgevoerd. Ze verschaffen kennis over het functioneren
van de organisatie of persoon en kunnen, in voorkomend geval, als bewijs dienen.
Hun fysieke aanwezigheid in het archief waarborgt die functie omdat het archivering
systeem de integriteit ervan behoudt. Een eventuele registratie is een bewijs van het
bestaan van de documenten, ook wanneer ze niet meer aanwezig zijn. Juist voor zeer
bedrijfskritische documenten is registratie van belang. Het toont niet alleen aan dat
het document bestaat (of bestaan heeft), maar ook wanneer het is ingekomen of
verzonden en wie het heeft behandeld.
Kwaliteit
Het proces van het opnemen van documenten draagt in de eerste plaats bij aan de
volledigheid van het archief. Door vroegtijdig opnemen draagt het bij aan het behoud
van de kwaliteit (authenticiteit en integriteit) van de documenten zelf en dus aan de
betrouwbaarheid van het archief. Beheer door het archiveringsysteem maakt de docu
menten in beginsel ook beschikbaar voor andere werkprocessen dan het proces dat de
documenten genereerde. Het archiveringsysteem is zo in staat zijn organisatiebrede
meerwaarde te leveren.
preservering
67
