aantal kenmerken vastgelegd: een nummer, de naam van de afzender of de geadres seerde, onderwerp, datum van binnenkomst of verzending en behandelend functiona ris. Die vastlegging kan gebeuren in een register (agenda, postboek), in een losbladig systeem of in een geautomatiseerd systeem. De registratie toont de aanwezigheid van een document aan en ondersteunt bovendien controle op de voortgang. Aansluiting op document- en workflow-management systemen ligt dan uiteraard voor de hand. Zulke registraties zijn ook een hulpmiddel bij het terugvinden van documenten. Een volledige registratie documenteert bovendien ontstaan en gebruik in het werk proces van het document. Registratiegegevens maken onderdeel uit van de metadata. De methode van registratie is ontstaan in een tijd dat ingekomen stukken binnen korte tijd konden worden afgedaan en dat een bestuur of een behandelend ambte naar zonder externe tussenkomst voor afhandeling kon zorgdragen. Tegenwoordig zijn veel besluitvormingsprocessen complex geworden en wordt tijdens afhandeling een reeks van documenten gemaakt (notities, rapporten, memoranda) die niet formeel de postinschrijving passeren. De meeste interne documenten onttrekken zich dan ook zowel aan directe berging als aan registratie. Hun bestaan zal vooral moeten blijken uit het feit dat de werkprocessen die ze genereren bestaan. Vandaar - het is al eerder gezegd - dat het archiveringsysteem over een grondige en actuele kennis van de bestaande activiteiten en processen van de organisatie zal moeten beschikken. Scanning Een methode die in recente verleden wel is toegepast voor ingekomen documenten was onmiddellijke fotokopiëring. De behandelende functionaris kreeg dan een kopie, het origineel ging direct in het archief. Een moderne variant is digitalisering door middel van scanning bij binnenkomst. Het digitale document gaat naar de betrokkene (en kan ook gelijktijdig gearchi veerd worden), het papieren origineel wordt opgeborgen. Langzamerhand gaan organisaties er nu toe over om documenten die op termijn vernietigbaar zijn, na scanning te vernietigen. De archiefwetgeving biedt daarvoor ook de ruimte. Automatisering Geautomatiseerde informatiesystemen (applicaties) genereren ook te archiveren gegevens. Verschillende voorbeelden passeerden al de revue. Denk hierbij aan de gege vens in systemen voor inkomstenbelasting, of de geautomatiseerde polisadministra tie van een verzekeringsmaatschappij. In zulke informatiesystemen zou een functie kunnen worden ingebouwd die te archiveren informatie automatisch naar het archi- archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 68