beeld, dan is inderdaad al tevoren duidelijk welke gegevens daarin worden vastgelegd
en welke daarvan archiefinformatie zijn. Dit geldt voor de meeste gestructureerde
processen, zoals het afgeven van vergunningen, het afsluiten van verzekeringen,
ziektebehandelingen of het verstrekken van een subsidie. Voor minder gestructureer
de werkprocessen is dat niet altijd even nauwkeurig te voorspellen.
Een grondige analyse van de bedrijfsfuncties en de werkprocessen is de basis voor het
ontwerp van een slagvaardig en betrouwbaar archiveringsysteem. Het 'Technical
Report' dat de ISO records management norm als tweede deel vergezelt, beveelt zo'n
analyse dan ook aan.
Bijzondere aandacht vergen ketenprocessen. Dat zijn processen die door verschillende
actoren (organisaties) parallel of achtereenvolgens worden uitgevoerd. Na afronding
van een zaak zal elk van de ketenpartners een deel van de documenten hebben gear
chiveerd, maar wellicht niet beschikken over alle documenten die een rol hebben
gespeeld. Met andere woorden, het dossier is mogelijk verspreid over verschillende
archiveringsystemen.
Opslaan
De beslissing tot archivering ligt dus idealiter in onpartijdige handen - al is de prak
tijk vaak anders - en het moment van opname in het archiveringsysteem is zo vroeg
mogelijk. Nu rest nog de vraag naar de methode van opnemen, op welke wijze
opnemen plaats vindt. Hoe verkrijgt het archiveringsysteem controle en beheer
over de archiefdocumenten?
De meest zekere methode is fysieke controle, dus de documenten zelf opnemen in het
systeem en opslaan in een map of ordner; digitale opslagmedia laat ik nog even
buiten beschouwing. Het nadeel daarvan ligt voor de hand: de beschikbaarheid voor
de werkprocessen zelf is minimaal. Stel je voor dat een ambtenaar van de burgerlijke
stand bij elke geboorte-aangifte het betreffende register moet opvragen bij het archief,
dat zou de snelheid van zijn werk niet ten goede komen. Als de noodzakelijke docu
menten niet onder handbereik zijn, gaan mensen kopieën maken en gebruiken, met
als gevolg een verdere explosieve groei van het aantal documenten, waarvan de status
lang niet altijd duidelijk meer is. Zolang documenten frequent nodig zijn voor de
werkprocessen, zal de methode van fysieke opname dikwijls niet goed werken.
Registratie
Zeker bij de overheid wordt registratie (agendering) het meest toegepast. Van elk inge
komen en uitgaand document dat voor archivering in aanmerking komt, wordt een
preservering
65