Archivering van elektronische post
Technisch is het juist heel goed mogelijk elektronische post op te nemen. Immers, alle
berichten passeren het interne elektronische postkantoor (postmaster) en kunnen daar 'onder
schept', beoordeeld en desgewenst opgenomen worden - zelfs (vrijwel) zonder menselijke
tussenkomst. Deze methode vereist wel dat de criteria voor opnemen scherp zijn geformu
leerd. De criteria moeten vervolgens worden omgezet in formele regels die door een intelli
gent computerprogramma geïnterpreteerd kunnen worden (expert agent). Alle berichten
worden door het programma op afzender, geadresseerde, onderwerp en eventueel inhoud
beoordeeld. Vooropgesteld de precisie van de regels, kan opnemen zo een hoge mate van
betrouwbaarheid bereiken zonder dat de medewerkers zelf met archivering lastig gevallen
hoeven te worden. Omdat e-mail ook voor persoonlijke en informele berichten wordt gebruikt
en omdat de reply button zo handig is voor een snel antwoord of zelfs het starten van een
nieuwe uitwisseling van berichten, is automatische archivering niet altijd even eenvoudig en
komt het nog steeds op handwerk aan.
Wanneer
Een andere vraag is op welk moment (potentiële) archiefdocumenten onder controle
van het archiveringsysteem gebracht moeten worden. Optimaal is op het moment
van communicatie, dat wil zeggen dat het document volledig is en zijn rol in het werk
proces gaat vervullen. Voor documenten die van buiten komen is dat het moment
van ontvangst. Voor documenten die binnen de organisatie gemaakt worden is dat
het moment dat het document het persoonlijke domein van de medewerker verlaat
en onderdeel wordt van een groepsdomein. Documenten die nog in bewerking zijn,
hoeven doorgaans nog niet gearchiveerd te worden. Voor veel documenten is het
moment van overdracht aan de geadresseerde doorslaggevend. Echter niet voor alle.
Diverse registraties, bijvoorbeeld, zijn in feite vanaf het begin van het aanleggen
archiefdocument: registers in de boekhouding, bevolkingsregisters, ledenadministra
ties en dergelijke zijn direct vanaf het openen van het bestand en de eerste registratie
al archiefdocument. Dat tegenwoordig dit soort registraties de vorm hebben van
databases doet aan hun status als archiefstuk niets af.
Moderne inzichten over archivering benadrukken dat archivering pro-actief moet
zijn. Dat wil zeggen dat het archiveringsysteem niet moet wachten tot een document
zijn functie heeft vervuld, maar moet anticiperen op het genereren van archiefdocu
menten. Een analyse van de bedrijfsprocessen moet als het ware voorspellen welke
archiefdocumenten gecreëerd zullen worden. Nemen we de boekhouding als voor-
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding
