technologie er een verschuiving richting archivering direct in de primaire processen
plaats vindt, in plaats van de traditionele postinschrijving door DIV.
In een kleine organisatie is het geen vraag wie met het archiveringsproces start; dat
zal meestal (bewust of onbewust) door de medewerker gebeuren die met de activiteit
belast is waarvoor het document wordt ontvangen of gemaakt. Bij grotere organisa
ties, met een hogere mate van specialisatie en functiescheiding, is die vraag wèl rele
vant. Gaan we ervan uit dat er afzonderlijke archiveringsfunctionarissen zijn
(medewerkers documentaire informatieverzorging - DIV), dan wil dat nog niet zeggen
dat zij alle bureaus langs lopen om te kijken of er documenten te archiveren zijn.
Voor binnenkomende en uitgaande 'papieren' post is directe opname door archief
medewerkers goed te realiseren, voor documenten die gemaakt worden en binnen de
organisatie blijven, is dat veel moeilijker. En documenten die via elektronische post
verzonden en ontvangen worden, onttrekken zich al heel gemakkelijk aan de waarne
ming van gespecialiseerde archiefmedewerkers. Het in hoofdstuk 2 genoemde boek
van Steve Bailey, Managing the Crowd geeft daarvan een groot aantal voorbeelden.
De verantwoordelijkheid voor archivering bij de direct bij het proces betrokken mede
werkers leggen is wellicht de meest praktische oplossing, maar dat vereist wel dat ze
weten welke documenten voor archivering in aanmerking moeten komen en dat ze de
discipline zullen opbrengen de documenten ook daadwerkelijk voor archivering aan te
bieden. Bovendien is er steeds een risico, hoe klein misschien ook, dat kwaadwilligen
hen onwelgevallige stukken verdonkeremanen - ze zijn immers, omdat ze bij de
afhandeling van de zaak zijn betrokken, niet onpartijdig. De neiging een schriftelijk
binnengekomen klacht over henzelf niet in het archiveringsysteem op te nemen, is
niet altijd gemakkelijk te onderdrukken.
Begrijpelijkerwijs heeft de overheid - alleen al vanwege bureaucratische zorgvuldig
heid - traditioneel veel aandacht besteed aan het opnemen van archiefdocumenten.
Toch bleek het ook in overheidsorganisaties moeilijk interne stukken afdoende onder
controle te krijgen. Ik kom hier verderop nog op terug bij de discussie over methoden
van opnemen
preservering
63
