ring tenminste voor enige tijd noodzakelijk is voor bedrijfsvoering, het afleggen van verantwoording, het vaststellen van recht of plicht, of vanwege de kennis over het proces die er aan kan worden ontleend. (Zie de discussie eerder in paragraaf 1.3 over archiefdocumenten.) Om hun functie blijvend te kunnen vervullen, moeten deze documenten beheerd worden. Het archiveringsysteem is daarvoor verantwoordelijk. Die verantwoordelijk heid voor beheer en beschikbaarheid is één reden van opnemen. Dat zal nooit hele maal kunnen voorkomen dat een document zoek raakt, maar wel dat het spoorloos verdwijnt: het heeft immers een voetafdruk nagelaten in het archiveringsysteem. Door opname in het archiveringsysteem krijgt een document als het ware de formele status van archiefdocument, dat is een andere reden. Het archiveringsysteem zal in beginsel geen documenten opnemen die niet een archiefdocument zijn. Opnemen is al een vorm van waardering. Overigens is het omgekeerde, dat een niet opgenomen document geen archiefstuk zou zijn, niet noodzakelijk het geval. Een document dat niet onder controle van het archiveringsysteem is gebracht, kan wel degelijk functioneel een archiefdocument zijn; dat wil zeggen: het had opgenomen moeten zijn. Opnemen (en dus archivering) is, archiefrechtelijk - dat wil zeggen voor de overheid - op zichzelf geen criterium voor de status van archiefdocument, maar het is wel een voorwaarde voor kwaliteits- behoud; althans als het archiveringsysteem functioneert naar behoren. Een optimaal werkende archiveringsfunctie heeft uitsluitend archiefdocumenten onder controle gebracht, voor de volle 100%. Dat zo'n systeem in de praktijk zelden of nooit zal voorkomen, hoeft geen betoog. Wie Uiteindelijk is de leiding van een organisatie verantwoordelijk voor de archiverings functie en dus voor de ontwikkeling van een archiveringsysteem. Het management moet zich bewust zijn van de meerwaarde van archivering en van de risico's die de organisatie loopt wanneer de archivering niet op orde is. De leiding geeft invulling aan dit bewustzijn door de eisen voor archivering vast te stellen, de onderscheiden archive- ringstaken aan medewerkers op te dragen en middelen voor uitvoering beschikbaar te stellen. (De Archiefwet 1995 drukt dit bewustzijn uit in het begrip 'zorg'). Een concrete mogelijkheid is alles door archiefprofessionals (Documentaire Informatievoorziening) te laten verzorgen. Een andere mogelijkheid is de medewer kers die documenten genereren en afhandelen ook de archivering te laten doen. Tussen die twee uitersten ligt een breed scala aan tussenoplossingen. In paragraaf 2.3 kwam dit al terloops ter sprake, ondermeer dat onder invloed van de informatie- archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 64