Preservering
61
Terminologie
De Nederlandse archivistiek kent een rijke terminologie om verschillende soorten documen
ten te typeren, maar is voor de benoeming van archiveringsprocessen enigszins achter
gebleven. Een aantal van de termen in dit boekje is nog niet gecodificeerd, sommige
activiteiten hebben wel een eigen naam, zij het niet altijd passend. Wat ik hier bijvoorbeeld
'opnemen' noem, werd dikwijls registratie genoemd, naar de meest gebruikte methode van
opnemen. Ook de term archiveringsysteem is trouwens van recente datum. De Engelse equi
valenten, respectievelijk capture en record-keeping system zijn al wat langer ingeburgerd.
Het uiteenrafelen van archivering in haar deelprocessen draagt bij aan de begripsvorming en
zal helpen eventueel afwijkende termen uit oudere literatuur te begrijpen. Zo wordt het proces
van het ontstaan van archiefdocumenten 'archiefvorming' genoemd (Engels creation), waar
onder begrepen zijn zowel het maken van documenten als het ontvangen van documenten.
Wat hier 'genereren' wordt genoemd is in feite hetzelfde, maar iets sterker uitgedrukt.
4.1 Opnemen
Waarom
Er zijn twee duidelijk te onderscheiden, directe momenten waarop het archivering
systeem actief met zijn omgeving communiceert: het moment van het opnemen van
een document in het systeem (dat het Engels aanduidt met het woord capture), en
het moment van beschikbaarstellen, het raadplegen van documenten.
Opnemen in het archiveringsysteem betekent het onttrekken van het beheer van een
document aan het werkproces dat het genereerde. Dat hoeft niet te betekenen dat een
document van het bureau van de behandelende functionaris wordt gehaald, maar
vooral dat het onder controle komt van het archiveringsysteem. Het systeem weet dat
het bestaat, waar het is, het kent zijn kwaliteit en status en neemt het beheer op zich.
Dit klinkt allemaal erg abstract; hieronder probeer ik dat wat duidelijker te maken.
Het archiveringsysteem neemt niet alle documenten op die in de organisatie circule
ren, maar alleen die documenten die als archiefdocument (archiefstuk) kunnen
worden aangemerkt; dat wil zeggen documenten die in een werkproces zijn gegene
reerd of ontvangen, door dat werkproces zijn of worden gebruikt, en waarvan bewa-
