Selectie-achterstand Het Rijk kampt met een grote achterstand in het selecteren en vernietigen van zijn archieven Een van de redenen is dat de gehanteerde methoden voor selectie te kostbaar waren. De kosten van het huren van extra opslagruimte bleken vaak lager dan die van vernietiging. Inmiddels heeft de wetgever zichzelf de verplichting tot vernietiging opgelegd en is, in het kader van het hiervoor genoemde PIVOT project, gewerkt aan de ontwikkeling van een efficiëntere methode van selectie. Met name het rapport Jeurgens heeft nuanceringen in de methode aangebracht en de aandacht ook op het belang van particuliere gevestigd. Wet Zowel voor overheidsorganen als privaatrechtelijke organisaties zijn er wettelijke bepalingen voor bewaren en vernietigen van archiefbescheiden. Het Burgerlijk Wetboek en diverse belastingwetten bevatten voorschriften voor bewaartermijnen van financiële documenten. Vergelijkbare regels zijn er voor documenten die pensioenrechten waarborgen, of voor persoonsgegevens. Voor overheidsarchieven stelt de Archiefwet 1995 en bijbehorende uitvoeringsbeslui ten beperkingen en regels. Zo mag in beginsel alleen vernietigd worden wanneer het bevoegd gezag daarvoor een selectielijst heeft vastgesteld. Zie voor de feitelijke verwij dering, hetzij door vernietiging, hetzij door overbrenging, paragraaf 4.4. 3.3 Procedures Wie beslist Mag het archiveringsysteem (of meer persoonlijk: de archivaris) zelfstandig de selec tiebeslissing nemen? Of de functionaris die de documenten behandelde? Of diens chef? Of is het top-management de uiteindelijke beslisser? Voor particuliere archieven zal het laatste meestal het geval zijn, binnen de wettelijke regels. Voor overheidsarchieven zijn op basis van de Archiefwet 1995 zorgvuldige pro cedures opgesteld, die willekeur bij waarderen en selectie moeten voorkomen. Kwaliteit De belangrijkste kwaliteitseis ten aanzien van selectie is die van verantwoording. De gevolgen van selectiebeslissingen zijn ingrijpend, hun grondslag en effect moeten als metadata gedocumenteerd worden. Waardering en selectie moeten verlopen via waarderen en selecteren

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 57