organen zijn formeel vastgesteld, wat het feitelijke vernietiging aanmerkelijk versnelt.
Inmiddels is het gebruik van vernietigingslijsten min of meer achterhaald, omdat ze
te eenzijdig op vernietiging waren gericht. De huidige selectielijsten bevatten niet
alleen stukken die voor vernietiging in aanmerking komen (V-stukken), maar ook
categorieën van stukken die voor langdurige bewaring zijn aangewezen (B-stukken).
Op rijksniveau gebeurt dat op het niveau van functies (handelingen) en niet zo zeer
op soort documenten.
Wanneer een organisatie over een documentair structuurplan (DSP) beschikt,
kunnen de selectielijsten daarin zijn verwerkt. Vanuit het DSP wordt dan de selectie
en verwijdering geregeld.
Wanneer
Uit efficiency overwegingen zouden archiefdocumenten verwijderd moeten worden
zodra de administratie ze niet meer nodig heeft en er evenmin andere redenen voor
bewaring zijn. Dat betekent dat het archiveringsysteem moet weten wanneer bepaal
de categorieën documenten niet langer nodig zijn voor bedrijfsvoering of verantwoor
ding. Deze administratieve verwerking van de waardering heet selectie. Selectie kan op
verschillende momenten plaats vinden, bijvoorbeeld als ruimtegebrek dreigt, de orga
nisatie verhuist of bij een ingrijpende reorganisatie. Efficiënter is het echter selectie
een integraal onderdeel van het archiefbeheer te laten zijn. In veel gevallen is het
moment van verwijdering met redelijke zekerheid al op voorhand te bepalen en is het
mogelijk het toekomstige tijdstip als metadata vast te leggen. De uitvoering kan dan
plaats vinden zodra dat moment is aangebroken. Een dergelijke 'pro-actieve' selectie
(selectie aan de bron) voorkomt achterstanden en bespaart beheerkosten. Al enkele
keren kwam het documentair structuurplan als instrument voor het archiefbeheer -
en dus ook selectie - ter sprake. Ook verderop komt het nog aan de orde. In een
dergelijk plan kunnen bijvoorbeeld per categorie documenten of per bedrijfsfunctie
bewaartermijnen worden aangegeven en de acties die na het verstrijken van de ter
mijnen moeten worden genomen. Zeker in digitale vorm kan een dergelijk plan een
goed hulpmiddel zijn voor een effectief records management.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding
