functie beeldbepalend is voor het handelen van de organisatie. De vraag is dan in
hoeverre door het bewaren van de documenten die uit die functie voortvloeien, een
enigszins betrouwbare - of beter: waardevolle - reconstructie van de activiteiten van
de organisatie mogelijk zal zijn. Functionele selectie lijkt ook (vooralsnog) de beste
methode om digitale archiefdocumenten te selecteren.
Steekproeven
Bij strikte toepassing van selectiecriteria vallen in veel gevallen massale bestanden
ten prooi aan vernietiging. Immers, het beleid dicteert doorgaans het bewaren van
samenvattende documenten, statistieken, jaarverslagen en beleidsstukken. Daarmee
is het goed mogelijk het handelen op hoofdlijnen te reconstrueren, zo is de achterlig
gende redenering. Bestanden die het directe resultaat zijn van taakuitvoering worden
dan als op termijn vernietigbaar beoordeeld. Personeelsdossiers, huursubsidiestuk
ken, bijstandszaken en dergelijke kunnen na afloop van de wettelijke bewaartermij
nen in beginsel worden vernietigd. Historici maken daartegen soms bezwaar; niet
alleen omdat dergelijke bestanden potentiële waarde hebben voor kwantitatief onder
zoek, maar vooral omdat juist deze dossiers het beste beeld geven van wat er zich
werkelijk afspeelde op de werkvloer en welke beslissingsvrijheid uitvoerende functio
narissen hadden of zichzelf toe-eigenden. Het handelen op operationeel niveau wil
namelijk nog wel eens afwijken van het formele beleid en vigerende procedures.
Omdat ook de tegenstanders van vernietiging wel inzien dat het onmogelijk en
zinloos is zulke massale bestanden (het gaat soms om vele strekkende kilometers
papier) integraal te bewaren, is een mogelijke strategie steekproeven te nemen die een
min of meer representatieve afspiegeling zijn van het geheel en tenminste een beeld
geven van de feitelijke gang van zaken bij de uitvoering van het beleid.
Instrumenten
Hoewel elk archief in beginsel uniek is, vertonen archieven van gelijksoortige organi
saties een sterke onderlinge overeenkomst. Op het gebied van selectie heeft dat - met
name voor de overheid, bijvoorbeeld de gemeenten - geleid tot de ontwikkeling van
min of meer universele selectie-instrumenten, hulpmiddelen waarmee selectie efficiënt
en betrekkelijk objectief kan worden uitgevoerd. De waardering wordt dan uitgevoerd
voor gelijksoortige archieven; de feitelijke selectie vindt vanzelfsprekend voor elk
afzonderlijk archief plaats, waarbij dan nog de ruimte is van de oorspronkelijke waar
dering af te wijken. Traditioneel zijn vernietigingslijsten het belangrijkste instrument.
Deze sommen voor een bepaald type organisatie op welke categorieën documenten
op een gegeven termijn mogen worden vernietigd. Vernietigingslijsten voor overheids-
waarderen en selecteren
