PIVOT
De rijksoverheid is in 1991 met een grootschalige selectie operatie begonnen, PIVOT (Project
Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn). De grondslag van de selectie is het doel het
handelen van de rijksoverheid in hoofdlijnen reconstrueerbaar te maken. In kwantatief opzicht
was de verwachting dat 90, misschien wel 95% van de archiefdocumenten van na 1945 ver
nietigd zou kunnen worden. Het project - dat formeel is afgerond, maar nog allerminst vol
tooid - heeft destijds tot felle discussies met historici geleid, die de doelstellingen kritiseren
en de methode aanvechten. Inmiddels heeft het project een voortzetting gevonden in het kader
van het programma Informatie op orde.
Bewaarbeleid
Elke vorm van waardering is gebaseerd op een bewaarbeleid dat, direct of indirect,
een uitvloeisel is van de missie en taakstelling van de bewarende organisatie. Een orga
nisatie die tegen zo laag mogelijke kosten wil werken, zal eerder geneigd zijn maxi
maal te vernietigen dan een organisatie die groot belang hecht aan de mogelijkheid
tot afleggen van maatschappelijke verantwoording. Zeker voor de beslissing tot het
bewaren voor onbepaalde tijd is een beleidsuitspraak van belang. Wat beoogt de
bewarende instelling: de documentatie van de eigen geschiedenis? Of een reconstruc
tie van de activiteiten op hoofdlijnen?
Methoden
De meest voor de hand liggende methode voor waarderen en selectie lijkt het stuk
voor stuk beoordelen van de documenten op hun informatiewaarde of bewijskracht.
Maar zelfs afgezien van de archieftheoretische vraag of die methode wel deugt, ze is
onhaalbaar, zeker voor een archief van enige omvang. Een gemiddeld ministerie pro
duceert - in papier omgerekend - jaarlijks ongeveer 1000 strekkende meter archief,
wat een arbeidsintensieve, stuksgewijze analyse en waardering tegen acceptabele
personele kosten feitelijk onmogelijk maakt.
Een algemeen toegepaste methode is de waardering en selectie van hele categorieën
documenten en bestanddelen, zoals kwitanties, dagafschriften, rekeningen, huur
subsidiebeschikkingen of personeelsdossiers. Soms worden dan van zulke te vernieti
gen categorieën documenten enkele voorbeelden of een steekproef bewaard.
De meest radicale methode van waardering is de zogenaamde functionele selectie. Niet
de documenten worden beoordeeld, maar de organisatorische functies die de documen
ten genereren. Het criterium voor bewaring of vernietiging is dan de mate waarin de
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding
