3.2 Criteria
Belangen
Waardering gaat dus vooraf aan de feitelijke selectie, het scheiden van het kaf van het
koren. Waardering is het toepassen van criteria voor bewaren of vernietigen. Deze cri
teria worden bepaald door het belang dat de documenten hebben voor de administra
tie of de maatschappij, voor het afleggen van verantwoording, het leveren van bewijs,
of vanwege de kennis die ze bevatten. Je zou dus kunnen zeggen dat aan waardering
en selectie samen nog een ander proces voorafgaat, dat van het opstellen van de crite
ria op basis van het informatie- en archiefbeleid.
De criteria zijn een verwoording van het bewaarbeleid. Dat beleid wordt gemaakt op
basis van de belangen die de archiefdocumenten hebben of redelijkerwijs zouden
kunnen hebben. Die belangen staan niet op zichzelf, maar zijn afhankelijk van
belanghebbenden.
Eerste belanghebbende is de organisatie die de documenten genereerde. Zij bepaalt de
mogelijke waarde voor zichzelf door antwoord te geven op vragen als: is de informatie
nog nodig voor de dagelijkse bedrijfsvoering, moeten de documenten nog dienen voor
het afleggen van verantwoording, zowel intern als extern, hebben ze nog enige andere
bewijsfunctie, danwel is de informatie die ze bevatten nog nuttig? Het zijn de bewuste
en onbewuste functies van archiefdocumenten die in paragraaf 1.2 behandeld zijn.
Er kunnen ook buiten de organisatie personen of instanties zijn die het bewaren
afdwingen: de belastingdienst, bijvoorbeeld. Voor de overheid weegt de politieke en
maatschappelijke verantwoordingsplicht heel zwaar, het gaat daarbij immers om de
controleerbaarheid van haar handelen. De overheid streeft er bovendien naar haar
activiteiten over een langere periode reconstrueerbaar te houden. Een deel van haar
archieven bewaart ze daartoe permanent ten behoeve van historisch en ander onder
zoek. Dit deel wordt dan ook niet vernietigd, maar naar een openbare archiefbewaar
plaats overgebracht. Ook niet-overheidsorganisaties zijn zich vaak van het historisch
belang van een deel van hun archief bewust en nemen maatregelen om dat deel te
bewaren. Dikwijls sluiten ze voor de lange-termijn bewaring een overeenkomst met
een openbare archiefbewaarplaats.
Vooral de criteria die de langdurige bewaring rechtvaardigen zijn moeilijk objectief te
bepalen, te meer daar de belanghebbenden toekomstige geïnteresseerden zullen zijn,
van wie nauwelijks is vast te stellen welke vragen ze zullen hebben. Vrijwel elk docu
ment heeft een potentiële waarde als bron voor een of ander onderzoek. Hoe dan te
weten aan welke documenten de schaarse middelen voor bewaring besteed zullen
worden? Wie kan voorzien welke eisen onderzoekers over zeg vijftig jaar aan het
bronnenmateriaal stellen?
waarderen en selecteren
