menten voor niemand meer waarde hebben, heeft het weinig zin ze nog langer te
bewaren. Voor bedrijven gaat onnodig bewaren ten koste van het bedrijfsresultaat,
voor overheidsorganen gaat het ten laste van het te besteden budget. Aan dit finan
ciële argument kan nog een archivistisch motief worden toegevoegd: een overvloed
aan documenten werkt op den duur verstoppend: overvolle bureaus, ladenkasten,
bergruimtes waarin niemand de weg meer weet. Een in omvang beperkt archief laat
zich beter ordenen en toegankelijk houden. Voor de meeste organisaties verliezen de
archiefdocumenten na verloop van tijd hun waarde, voor het ene document is dat na
een enkel ogenblik, voor het andere na honderd jaar. Alleen al uit oogpunt van effici
ency moet het archiveringsysteem dan zorgdragen voor verwijdering. Dit geldt voor
zowel papieren als voor digitale documenten. Vooral informatici betwisten het nut
van selectie en vernietiging. Waar vroeger digitale opslagruimte kostbaar was, is deze
tegenwoordig zo goedkoop dat de kosten van selectie niet meer opwegen tegen die van
opslag. Full text retrieval maakt elk document vindbaar - kijk maar naar zoekmachi
nes als Google. Op dit argument kom ik in hoofdstuk 5 nog terug. Wat het selectie
argument betreft zijn er twee opmerkingen te maken. Ten eerste legt de wetgever aan
organisaties de verplichting op bepaalde categorieën informatie te vernietigen - het
gaat dan vooral om privacygevoelige gegevens. Een tweede bezwaar tegen het onge
breideld opslaan van digitale informatie is van ecologische aard: de noodzakelijke
servers en schijfeenheden gebruiken nogal wat energie. Niet voor niets heeft Google
zijn computercentrum dichtbij een energiecentrale gevestigd.
Redundantie
Vooral na de invoering van het fotokopieerapparaat komen in archieven veel duplicaten voor:
documenten die een kopie zijn van een ander document. 'Even een kopietje draaien' is een
gemakkelijke methode om een collega te informeren. Het blote feit echter dat het kopieën zijn
van een document dat in het archief zit, betekent niet dat die kopieën zomaar weggegooid
mogen worden. Van doorslaggevende betekenis is de functie die de documenten vervullen.
Het voorkomen van een kopie in een dossier in het directiearchief, toont aan dat de directeur
op de hoogte is gesteld. Archieven zijn - zeker in de tijd van informatie- en communicatie
technologie - in hoge mate redundant. Nog gemakkelijker dan naar het fotokopieerapparaat
lopen is immers een "cc-tje" van een e-mail bericht sturen.
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding